Visie en doorzettingsvermogen in een meervoudig transformatieprogramma

Hoe geef je vanuit een centrale visie richting aan een relatief gedecentraliseerd bedrijf? Hoe ga je om met uiteenlopende verwachtingen ten aanzien van IT binnen de SPIE-groep en onder medewerkers? Hoe houd je vast aan een langetermijnstrategie in een zeer pragmatische cultuur? Lieve Declercq, algemeen directeur van SPIE SPIE Nederland Het lukt. De herziening van het IT-landschap is succesvol gekoppeld aan strategische en organisatorische uitdagingen.

De Nederlandse vestiging van de internationale multitechnische dienstverlener SPIE is de afgelopen vijftien jaar snel gegroeid. Met bijna elk jaar een grote overname werken er momenteel zo'n vijfduizend mensen voor de dochteronderneming van het gelijknamige, oorspronkelijk Franse moederbedrijf. Zo werd bijvoorbeeld Zuit, specialist in openbare verlichting, in 2017 overgenomen.

"Groei is goed, maar de integratie van systemen is achtergebleven", aldus de topvrouw die in mei 2017 aantrad. Na haar aantreden stond ze voor een ingrijpende transformatie met vier strategische speerpunten: mensen centraal stellen, orde op zaken stellen, innovatie en groei. In die context stuitte ze op een verouderde IT-omgeving die niet toegerust was om de SPIE-activiteiten toekomstbestendig te maken.

Lieve Declercq: “Ons systeem bestond uit meer dan 250 applicaties, veel schaduw-IT, geïmproviseerde interfaces, veel handmatig werk en meerdere interpretaties van het verouderde kernsysteem, dat door mensen en afdelingen op verschillende manieren werd gebruikt.”

Industrie dynamiek

Op SPIE Nederland kwam ook de vraag aan bod hoe het bedrijf zich verder zou ontwikkelen richting klanten en de markt. “Gaan we door als ‘jobber’, die puur arbeid levert volgens het principe van uurloon maal het aantal uren? Of is er meer mogelijk? Zo waren sommige van onze klanten bijvoorbeeld geïnteresseerd in slim assetmanagement, voorspellend onderhoud en managed service-contracten. Om dit te kunnen leveren, moest de informatievoorziening verbeterd worden”, aldus de algemeen directeur.

In 2018 werd besloten de technologische basis op orde te brengen om waarde te creëren door nieuwe of andere diensten aan te bieden. Een andere overweging was dat SPIE, als grote organisatie, nog steeds functioneerde als een verzameling van vele kleine, onafhankelijk opererende bedrijven.

“Er was ook behoefte aan een andere manier van aansturen van de werkprocessen. Niet langer individueel, maar vanuit een centraal en gestandaardiseerd perspectief.” Het oude kernsysteem was echter voornamelijk transactioneel en paste helemaal niet.

"Soms botsen ze, maar dat is juist kenmerkend voor een goede relatie."

– Lieve Declercq – algemeen directeur van SPIE Nederland

Compleet programma

Het werd Declercq al snel duidelijk dat de aanpak een compleet programma vereist, en niet slechts een reeks projecten. Naast het selecteren van de juiste kernapplicatie, is er met name bij de implementatie van de applicatie een grote veranderingscomponent verbonden. "We waren er niet zeker van of we zelf de nodige competenties binnen het bedrijf hadden." Toevallig had Declercq bij een vorig bedrijf, waar ze CEO was, een goede externe programmamanager ontmoet: Niels van Loon. "Niels gaf vanaf het begin aan dat hij deze klus niet alleen kon klaren en introduceerde Anderson MacGyver."

Rationeel standpunt

“Samen met Anderson MacGyver hebben we in 2018 een analyse gemaakt op basis van het Operating Model Canvas”, vervolgt ze. “Dit leidde direct tot goede gesprekken over onze activiteiten, organisatiestructuur en de bijbehorende IT-ondersteuning, die uiteindelijk werden samengevat in duidelijke beelden en acties.”

Deze rationele kijk op de gehele organisatie helpt enorm bij het bepalen van de koers en de besluitvorming. Analyse toont aan dat SPIE Nederland wordt gekenmerkt door overlappende rollen en systemen en kampt met vervuilde databases. Het kernsysteem mist de vereiste functionaliteit en de mogelijkheid om overgenomen bedrijven te integreren. Het ontbreken van een groepsoplossing leidt tot omzetverlies, gebrekkige processen en hoge faalkosten.

Vier werkstromen

Lieve Declercq: “Het veranderingsprogramma bestaat uit vier werkstromen: selectie van de nieuwe kernapplicatie, opschoning en integratie van de databases, aanpak van randapparatuur en professionalisering van de interne IT-afdeling. Tot nu toe heeft IT zich vooral gericht op service en ondersteuning, maar moet nu bijdragen aan de systeemimplementatie en strategische ontwikkeling.”

Vanuit het perspectief van de internationale SPIE Groep gezien, is dit een gedecentraliseerde implementatie. Desalniettemin worden de ervaringen uit de verschillende landen en divisies meegenomen. Er zijn immers ook in het buitenland al applicatieselecties gestart, wat mogelijk tot inkoopvoordelen kan leiden. Uiteindelijk is in Nederland gekozen voor IFS Apps 10, een oplossing van softwareleverancier IFS. "Een bedrijf en een oplossing waar we nog nooit van hadden gehoord."

“Anderson MacGyver, met name dankzij Onno Wasser, heeft een belangrijke rol gespeeld bij de selectie, onderhandeling, prijsbepaling en voorwaarden rondom IFS”, vervolgt Declercq. “Wij als SPIE hadden dat nooit zelf gekund. Fabian Haijenga heeft een slim architectuurplan opgesteld. Lisa Folkertsma en Else de Meijer hebben de eerste Agile-migraties zo begeleid dat we de resterende migraties zelf konden overnemen. We bespreken de voortgang regelmatig met Gerard Wijers.”

Bijhouden

Sinds de eerste proof of concept in 2019 heeft SPIE Nederland ongeveer twintig procent van het systeem geïmplementeerd. Parallel daaraan wordt de functionaliteit verder ontwikkeld en stappen de verschillende bedrijfsonderdelen stapsgewijs over op de nieuwe applicatie.

“Nu de implementatie geleidelijk aan wordt overgedragen aan onze eigen mensen, moeten Niels en de mensen van Anderson MacGyver soms over hun eigen schaduw heen springen. De overgang van ingehuurde teams naar de grotendeels nieuw aangestelde managers verloopt soepel en sneller dan we aanvankelijk hadden verwacht.”

Het vasthouden aan de gekozen strategie is voor Lieve Declercq persoonlijk geen probleem: “Ik ben van nature standvastig. Als SPIE Nederland zijn we ook zeer betrokken bij de strategische doelstelling. Je komt altijd wel problemen tegen, maar waar een wil is, is een weg. En soms moet je je een beetje bijsturen.”

Geen Valhalla

De uitdagingen liggen op vier verschillende gebieden. IFS kan immers niet direct alle beloofde functionaliteit leveren. Bovendien werd de eerste migratie in de pilotfase onderschat, wat de nodige nazorg vereiste. Ook het opschonen van de databases bleek lastiger dan verwacht.

De eerste uitrol was bewust gebaseerd op een minimaal levensvatbaar product, zodat gebruikers niet direct van de oude wereld naar het paradijs gingen. "Langzaam maar zeker merken mensen dat het werkt en raken ze vanzelf enthousiast", aldus de algemeen directeur. "De coronacrisis heeft geen grote invloed op de doorlooptijd. Training en implementatie verlopen grotendeels digitaal."

Fenomenale toewijding

Lieve Declercq is zeer tevreden over de bijdrage van Anderson MacGyver. “De betrokkenheid van de bovengenoemde stakeholders is fenomenaal. Ze zijn extern én intern. Soms botst dat, maar dat is juist kenmerkend voor een goede relatie. Ze doen nooit concessies aan de kwaliteit en begrijpen dat we niet voor altijd met elkaar verbonden zullen blijven. Dat is heel knap.”