Digitalisering van hoger onderwijs gaat verder dan IT 

Door Onno Wasser

Het onderwijs personaliseert dankzij technologische vooruitgang langs de principes ‘any time, any place, any path, any space’. Nieuwe partijen eisen op basis van digitale platformen een deel van de markt op met moderne online en offline leerconcepten. Traditionele universiteiten en hogescholen zullen zowel organisatorisch, procesmatig als qua IT veranderingen moeten doorvoeren om hierin mee te kunnen bewegen. Anderson MacGyver helpt deze instellingen de juiste keuzes te maken. 

Zoals elke sector heeft ook het onderwijs te maken met een veranderende maatschappelijke en economische dynamiek. Universiteiten en hogescholen moeten efficiënt, snel, wendbaar en schaalbaar meebewegen met de marktontwikkelingen. De brede digitalisering leidt tot veranderende behoeften bij studenten en andere stakeholders, waarop moet worden ingespeeld en geanticipeerd. De journey van de klant enerzijds, de student, moet centraal komen te staan. Anderzijds ook de journey van de medewerkers, de onderzoekers en niet te vergeten de staf. De student en de onderzoeker eisen fit-for-purpose ondersteuning, de staf vraagt om goed werkbare technologie om hun werk effectief en efficiënt uit te kunnen voeren. 

Bij Hogeschool Utrecht (HU) is met oog op deze ontwikkelingen al enige jaren geleden een digitaliseringsambitie geformuleerd, onder meer gericht op gepersonaliseerd onderwijs. “Bij alles wat we aanpakken vragen we ons af hoe dit de student of docent gemakkelijker maakt”, zegt de voor de digitalisering verantwoordelijke Ellen Schuurink.“ De bedrijfsvoering wordt zo georganiseerd dat studenten, docenten en onderzoekers zich optimaal op hun kerntaken kunnen richten.” 

Bewegingsvrijheid

Veel organisaties in het hoger onderwijs zijn echter beperkt in hun bewegingsvrijheid door de nalatenschap van verouderde technologie en de in de historie opgebouwde specificiteit in de processen en de IT. Daarnaast staan de deels decentrale governance en verplichte aanbesteding een voortvarende aanpak in de weg. De vraag is: hoe zorgen traditionele instellingen in het hoger onderwijs ervoor dat ze toch wendbaar kunnen meebewegen? 

De coronapandemie heeft de urgentie nog eens extra benadrukt. “Het is nog zichtbaarder geworden hoe belangrijk digitalisering is”, aldus Ronald Stolk, Directeur Center for Information Technology (CIT) en CIO van Rijksuniversiteit Groningen. “We drijven steeds meer op IT. Vanuit een traditionele structuur ben je veel te traag om dat snel en adequaat te ondersteunen. Je moet daarom verantwoordelijkheden lager in de organisatie beleggen: mensen moeten tot zekere hoogte in samenspraak met de IT-consultants zelf beslissingen kunnen nemen.” 

Fit for future

In deze veranderende dynamiek is een ‘fit for future’ inrichting van de IT cruciaal: een stabiele basis die tegelijk flexibel genoeg is om klantgericht te kunnen innoveren. Anders dan vaak wordt gedacht vormt de technologie niet het startpunt van zo’n transitie. In tegendeel: je kunt pas vanuit de samenhang nadenken over een passende IT wanneer bedrijfsactiviteiten, operatie en organisatie tegen het licht zijn gehouden. Elk onderdeel vraagt namelijk om een passende ondersteuning. 

Digitale transformaties blijven niet beperkt tot het moderniseren van de bestaande IT. “Een dergelijk fundamenteel veranderproces is sterk multidisciplinair”, zegt Rob van den Wijngaard, directeur Administrative Shared Service Center (ASSC) van Universiteit Leiden. “Als je binnen het ene domein aan een touwtje trekt, dan gaat het onherroepelijk elders meebewegen. Met name de HR-component is heel belangrijk en wordt nogal eens over het hoofd gezien.” 

De directeur ASSC propageert een multidisciplinaire benadering waarin aspecten zoals mens en cultuur, processen, management & organisatie, klantinteractie en informatietechnologie worden meegenomen. Verandering wordt daarmee altijd ingebed in het grote geheel. 

Uniformiteit

Die holistische kijk was het uitgangspunt van de analyse die Anderson MacGyver bij zowel Hogeschool Utrecht als de genoemde twee universiteiten uitvoerde. In Leiden werden daarbij alle belangrijke activiteiten en stakeholders betrokken: directies van de functionele domeinen als HR, finance en IT. Plus de mensen die verantwoordelijk zijn voor informatiemanagement. “Het resultaat is een breed gedragen en gedreven rapport en vervolgtraject”, aldus ASSC-directeur Van den Wijngaard. 

Het rapport van Anderson MacGyver bevestigt dat je voor veel basisactiviteiten kunt volstaan met uniforme processen en oplossingen. “Je kunt daarmee bijvoorbeeld in het HR-domein profiteren van cloudgebaseerde platformen zoals Workday of SuccesFactors, die als ‘industry standard’ specifiek voor het hoger onderwijs of een ander sector zijn ontwikkeld.” 

Veel energie vloeide echter weg naar onvoldoende uniforme en geharmoniseerde basisactiviteiten. Wanneer je dat aanpakt, kunnen mensen meer tijd en energie stoppen in zaken waarmee de universiteit het verschil maakt. Van den Wijngaard: “Tachtig procent van alle zaken kun je strak en zo gestandaardiseerd mogelijk inrichten. Voor de resterende twintig procent lever je maatwerk of specifieke oplossingen, waarmee je als universiteit het verschil maakt.” 

Afweging maken

Anderson MacGyver helpt die afweging tussen ‘uniform’ en ‘specifiek’ te maken. Voor ondersteunende bedrijfsactiviteiten zoals finance, HR en inkoop wil je de automatisering liefst één keer goed en op een uniforme manier inregelen om er vervolgens weinig omkijken naar te hebben. Qua aandacht – en dus capaciteit en budgetten – kan dan de focus worden gelegd op het ondersteunen van de primaire, veelal op de klant, de onderzoeker en andere eindgebruikers gerichte activiteiten. 

De beschikbare technologie om de uniform ingeregelde processen te ondersteunen zijn veelal pakketoplossingen, meer geïntegreerde platformen zoals ERP-suites dan wel best-of-breed applicaties voor bijvoorbeeld debiteurenbeheer, factuurscanning en -matching of inkoopondersteuning. Die pakketten bieden in principe in de standaard prima passende functionaliteit. Processen dienen hierop te worden aangepast in plaats van de systemen met maatwerk aan te passen op die processen.

Optimalisering

Manager Digitalisering Bedrijfsvoering Ellen Schuurink en haar HU-collega’s werden door Anderson MacGyver geholpen in het ERP-domein: een traject rond de optimalisering van de basisadministratie. “Door het totale werkproces en de ondersteunende IT tegen het licht te houden, krijg je heel goed de samenhang in beeld, inclusief de aanpalende financiële processen en systemen.” 

Daarbij komt ook de impact van keuzes naar boven. Schuurink geeft een voorbeeld: “Voor ons is een contractstudent – die werk en studie combineert – van een ander belang dan een 17-jarige die kiest voor een vervolgopleiding in zijn of haar regio. Die laatste komt vanzelf wel bij ons terecht, terwijl we voor contractstudenten concurreren met andere hogescholen en al dan niet commerciële instellingen in binnen- en buitenland.” 

“Beide categorieën hebben betrekking op het administratieve proces, maar voor de jonge student uit de regio kunnen we qua CRM waarschijnlijk volstaan met een standaardoplossing, terwijl we met oog op de contractstudent mogelijk moeten differentiëren.” 

Transformatie

Ronald Stolk is sinds 2017 verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde zaken van de Rijksuniversiteit Groningen. Naast de kantoorautomatisering, gericht op onder andere HR, financiën en facilitaire zaken, is er de ondersteuning van de domeinen onderzoek en onderwijs. De grootte en diversiteit van de organisatie stelt Stolk – tevens professor klinische epidemiologie – en de zijnen voor de nodige uitdagingen als het gaat om een veilige, performante, beschikbare en passende IT-ondersteuning. 

“Bij universiteiten werken heel bijzondere en belangrijke mensen”, aldus de Directeur CIT en CIO. “Ze ontdekken mooie dingen voor de samenleving. Daarbij wordt nogal eens de grenzen opgezocht: eigen oplossingen bouwen voor onderzoek, zaken uitvinden. Die docenten en onderzoekers zijn onderdeel van een van de elf faculteiten, die allemaal anders georganiseerd zijn en dus een zekere mate van autonomie hebben. Ze hebben dus hun eigen wensen ten aanzien van dezelfde centrale IT-dienst.” 

Governance

Anderson MacGyver heeft geholpen om daar zo goed mogelijk mee om te gaan. De vijf jaar geleden ingezette Agile-transformatie is daarbij ‘door-geëxerceerd’ om vragen en verzoeken eenvoudig te kunnen vertalen naar de best passende oplossingen. Stolk: “De optimale governance is overzichtelijk met vlakken en kleuren gevisualiseerd. Er wordt bovendien onderscheid gemaakt tussen IT-ondersteuning die je kunt uniformeren en IT waarmee je je als Rijksuniversiteit Groningen echt onderscheidt.” 

Zo is onlangs een tonnen kostende, vanuit het decentrale onderzoeksbudget gefinancierde rekencluster in de infrastructuur opgenomen. “Soms is sprake van een grijs gebied, dan draait ergens een server onder een bureau of in een bezemkast. Dan heb je qua governance dus een uitdaging. Het traject van Anderson MacGyver heeft ons geleerd hoe je die zaken het beste kunt duiden en aanpassen.” 

In een decentrale governance kan je over elke puntoplossing die het verschil moet maken de dialoog aan gaan, vult HU’s Ellen Schuurink aan. “Bij heel veel ondersteunende processen volstaan uniforme systemen. Het is een gemiste kans om dat allemaal op kleine schaal en ieder voor zich te doen. Dat vraagt wel om een duidelijke demarcatie, waarbij je technologische oplossingen kiest die passen bij de strategie en het gebruiksdoel.” 

Geïnteresseerd in Anderson MacGyver’s oplossingen voor digitale diensten?

Neem contact op met onze specialisten! Wij helpen je graag verder.