Visie en volharding in een programma van meerdere transformaties

Hoe stuur je een relatief gedecentraliseerd bedrijf vanuit een centrale visie? Hoe pak je uiteenlopende verwachtingen aan m.b.t. IT binnen de SPIE-groep en tussen werknemers? Hoe houdt je vast aan een lange termijn-strategie binnen een uiterst pragmatische cultuur? Lieve Declercq, algemeen directeur van SPIE Nederland kreeg dit voor elkaar. De hervorming van het IT-landschap is succesvol gekoppeld aan strategische en organisatorische uitdagingen.

De Nederlandse vestiging van de internationale multi-technische dienstverlener SPIE is de afgelopen vijftien jaar enorm gegroeid. Met een bijna jaarlijkse grote overname werken er momenteel zo’n vijfduizend man voor de dochter van het gelijknamige en van oorsprong Franse moederbedrijf. Zo werd bijvoorbeeld Zuit, specialist in openbare verlichting, overgenomen in 2017.

“Groei is goed, maar de integratie van systemen heeft vertraging opgelopen” zegt de topvrouw die in mei 2017 is aangetreden. Na haar start werd ze geconfronteerd met een uitgebreide transformatie met vier strategische speerpunten: mensen eerst, het huis op orde, innovatie en groei. In die context kreeg ze te maken met een verouderde IT-omgeving die niet geschikt was om de zakenvoering van SPIE de toekomst in te dragen.

Lieve Declercq: “Ons landschap had meer dan 250 toepassingen, veel schaduw-IT, hack-string-interfaces, genoeg manueel werk en meerdere interpretaties van het verouderde kernsysteem dat door het personeel en de verschillende afdelingen op verschillende manieren werd gebruikt.”

Industriedynamiek

Bij SPIE Nederland was het ook de vraag hoe het bedrijf zich verder zou ontwikkelen richting klanten en de markt. “Zullen wij verdergaan als een ‘jobber’ door enkel werk aan te bieden volgens het principe van uurloon en gewerkte uren? Of komt er meer bij kijken? Bijvoorbeeld, een aantal van onze klanten was geïnteresseerd in slim vermogensbeheer, voorspellend onderhoud en beheerde dienstcontracten. Om dit te kunnen leveren moest de informatievoorziening worden verbeterd” aldus de algemeen directeur.

In 2018 werd besloten om de technologische basis op orde te krijgen, om waarde te creëren door nieuwe en verschillende diensten te leveren. Een andere overweging was dat, als een grote organisatie, SPIE nog steeds opereerde als een verzameling kleine, onafhankelijk opererende bedrijven.

“Een ander beheer van werkprocessen was ook noodzakelijk. Niet langer individueel, maar vanuit een centraal en gestandaardiseerd perspectief.” Het oude kernsysteem, echter, is voornamelijk transactioneel en paste hier totaal niet bij.

Volledig programma

Het werd Declerq al snel duidelijk dat de benadering een volledig programma vereist, niet enkel een serie projecten. Naast het selecteren van de juiste kerntoepassing, is een groot veranderingscomponent ook verbonden aan de implementatie van de toepassing. “We wisten niet zeker of we zelf wel de juiste vaardigheden in huis hadden.” Toevalligerwijs, in een vorig bedrijf waar Declerq de rol van CEO had vervuld, had ze een bekwame externe programmamanager leren kennen: Niels van Loon. “Vanaf dag 1 gaf Niels al aan dat hij zijn werk niet alleen kon doen en introduceerde Anderson MacGyver.”

Rationele kijk

“Samen met Anderson MacGyver werd in 2018 een analyse gemaakt op basis van het Operationeel Modelcanvas” gaat ze verder. “Dit resulteerde onmiddellijk in goede gesprekken over onze activiteiten, organisatorische structuur en de bijhorende IT-ondersteuning dat allemaal in duidelijke afbeeldingen en acties werd samengevat.”

Deze rationele kijk op de gehele organisatie helpt enorm bij het bepalen van de koers en het besluitvormingsproces. De analyse toont aan dat SPIE Nederland gekenmerkt wordt door overlappende rollen en systemen en kampt met aangetaste databases. Het kernsysteem mist de vereiste functionaliteit en capaciteit om de overgenomen bedrijven te integreren. Het tekort aan een groepsoplossing leidt tot inkomstenlekken, gebrekkige processen en hoge storingkosten.

Vier werkstromen

Lieve Declercq: “Het aanpassingsprogramma bestaat uit vier werkstromen: het selecteren van de nieuwe kerntoepassing, het schonen en integreren van de databases, de benadering tot de randsystemen en de professionalisering van de interne IT-afdeling. Tot nu heeft de IT-afdeling zich voornamelijk gericht op service en ondersteuning en moet nu bijdragen aan de systeemimplementatie en strategische ontwikkeling.”

Bezien vanuit het perspectief van de internationale SPIE-groep, dit is een gedecentraliseerde implementatie. Desalniettemin worden de ervaringen van de verschillende landen en divisies meegenomen. Toepassingskeuzes zijn immers ook in het buitenland van start gegaan, wat kan leiden tot mogelijke aankoopvoordelen. IFS Apps 10, een oplossing van softwareverkoper IFS, werd immers in Nederland gekozen. “Een bedrijf en oplossing waar we nog niet eerder van hadden gehoord.”

“Anderson MacGyver, met dank aan met name Onno Wasser, heeft een hoofdrol gespeeld in het selecteren, onderhandelen, de prijs en de voorwaarden rondom IFS” gaat Declercq verder. “Wij als SPIE hadden dat nooit alleen gekund. Fabian Haijenga heeft een slim architectonisch plan opgesteld. Lisa Folkertsma en Else de Meijer begeleidden de eerste Agile-migraties op zo’n manier dat we het voor de overige migraties zelf konden overnemen. We bespreken regelmatig de voortgang met Gerard Wijers.”

Op de hoogte blijven

Sinds het eerste bewijs van concept in 2019, staat SPIE Nederland op ongeveer twintig proces van de systeemimplementatie. Tegelijkertijd wordt de functionaliteit verder ontwikkelt en stappen bedrijfseenheden stap voor stap over op de nieuwe toepassing.

“Terwijl de implementatie geleidelijk wordt overgegeven aan ons eigen personeel, moeten Niels en de anderen bij Anderson MacGyver soms over hun eigen schaduw heen springen. De overstap van gehuurde teams naar de voornamelijk nieuw aangestelde managers verloopt soepel en sneller dan we aanvankelijk hadden verwacht.”

Je aan de aangenomen strategie houden is voor Lieve Declercq geen probleem: “Ik ben van nature standvastig. Als SPIE Nederland zijn wij erg toegewijd aan de strategische doelstelling. Je komt altijd problemen tegen, maar waar er een wil is, is er een weg. En soms moet je je een beetje aanpassen.”

Geen Walhalla

Uitdagingen doen zich voor op vier verschillende gebieden. IFS kan immers niet onmiddellijk alle beloofde functionaliteit waarmaken. Tevens werd de eerste migratie onderschat tijdens de pilotfase, wat de nodige nazorg vereiste. Het opschonen van de databases bleek ook lastiger te zijn dan verwacht.

De eerste implementatie werd bewust gebaseerd op een minimum viable product, zodat de gebruikers zich niet rechtstreeks van de oude wereld naar het Walhalla zouden begeven. “Geleidelijk begint men zich te realiseren dat het werkt en raakt automatisch enthousiast” volgens de algemeen directeur. “De coronacrisis heeft geen grote impact op de doorlooptijd. Training en implementatie worden voornamelijk digitaal uitgevoerd.”

Fenomenale toewijding.

Lieve Declercq is erg tevreden met de bijdrage van Anderson MacGyver. “De toewijding van de zojuist genoemde belanghebbenden is werkelijk fenomenaal. Zij zijn tegelijkertijd zowel extern als intern. Soms botst het, maar daar herken je elke goede relatie aan. Ze leveren nooit in op kwaliteit en begrijpen dat we niet voor altijd met elkaar verbonden zullen zijn. Dat is erg netjes.”

Geïnteresseerd in de oplossingen van Anderson MacGyver voor digitale diensten?

Neem contact op met onze specialisten! Wij zijn u graag van dienst.