Dankzij technologische vooruitgang personaliseert het onderwijs langs de principes ‘any time, any place, any path, any space’. Ook universiteiten en hogescholen zullen moderne online- en offline-leerconcepten aanbieden. Voor de benodigde flexibiliteit, schaalbaarheid en gebruikerservaringen is een passende IT-infrastructuur nodig die dit optimaal faciliteert. Vanuit onze adviespraktijk in de onderwijssector presenteren wij de visie op deze thematiek zoals gezien door aantal van onze klanten. Deze week het woord aan Ellen Schuurink, Manager Digitale Bedrijfsvoering van de Hogeschool Utrecht.

‘De samenhang in beeld’

Ellen Schuurink werkt sinds 2016 voor Hogeschool Utrecht (HU). Gestart als Manager Digitale Leeromgeving en Digitale Onderzoeksomgeving legde ze de verbinding tussen didactiek en IT. Speerpunt was destijds de nieuw geformuleerde digitaliseringsambitie, onder meer gericht op gepersonaliseerd onderwijs. Agile, DevOps en low-code ontwikkeling waren belangrijke hulpmiddelen bij de verwezenlijking.  

Als Manager Digitalisering Bedrijfsvoering geeft ze inmiddels vorm aan de volgende slag in de digitalisering, waarbij drie elementen een belangrijke rol spelen: mensen, processen en IT. “De bedrijfsvoering wordt zo georganiseerd dat studenten, docenten en onderzoekers zich optimaal op hun kerntaken kunnen richten.”  

Innovatie en optimalisatie  

HU is met bijna 35.000 studenten een van de grote onderwijsinstellingen van Nederland. “Gezien onze aard en omvang heeft alles wat we doen uiteindelijk een belangrijke maatschappelijke impact”, vertelt Schuurink. “Bij alle initiatieven die we ondernemen, vragen we ons bijvoorbeeld af hoe dit het voor de student of docent gemakkelijker maakt, of hoe het proces erdoor verbetert.” 

Uiteindelijk moet alles in lijn zijn met de digitale strategie. “Daarbij zoeken we altijd de balans tussen innovatie en optimalisatie.” Enige tijd geleden hebben de Manager Digitalisering Bedrijfsvoering en haar team met de hulp van Anderson MacGyver een traject gelopen in het ERP-domein, gericht op optimalisering van de basisadministratie. “Ook daarbij speelde de afweging tussen super fancy en super simpel, of iets er tussenin.” 

Doelgroepen

Door het totale proces en de ondersteunende IT tegen het licht te houden, krijg je heel goed de samenhang in beeld. Bij het ERP-traject werd bijvoorbeeld de relatie duidelijk met de diverse aanpalende financiële en HR-processen en systemen. Inclusief zaken die er ogenschijnlijk ver vanaf staan. Daarbij komt ook de impact van keuzes naar boven.  

“Voor ons is bijvoorbeeld een zogenoemde contractstudent – een student die werk en studie combineert – van een ander belang dan een 17-jarige die kiest voor een vervolgopleiding in zijn of haar regio. Die laatste komt vanzelf wel bij ons terecht, terwijl we voor contractstudenten concurreren met andere hogescholen en al dan niet commerciële instellingen in binnen- en buitenland”, aldus Schuurink. 

“Beide categorieën hebben betrekking op het administratieve proces, maar voor de jonge student uit de regio kunnen we qua CRM waarschijnlijk volstaan met een standaardoplossing, terwijl we met oog op de contractstudent mogelijk moeten differentiëren.” 

Visie en expertise 

“In een decentrale governance kan je over elke puntoplossing die het verschil moet maken de dialoog aan gaan”, vertelt de Manager Digitalisering Bedrijfsvoering. “Bij heel veel ondersteunende processen volstaan uniforme systemen. Het is een gemiste kans om dat allemaal op kleine schaal en ieder voor zich te doen. Dat vraagt wel om een duidelijke demarcatie, waarbij je technologische oplossingen kiest die passen bij de strategie en het gebruiksdoel.” 

“Anderson MacGyver helpt ons aan het inzicht op basis waarvan we deze keuzes kunnen maken. Daar maken ze een mooi plaatje van. Zij kennen bovendien de beschikbare producten in de markt. Iedereen brengt daarbij zijn of haar individuele kennis en vaardigheden in: overzicht, inhoud, executiekracht, kennis van architectuur enzovoorts. Dat werkt allemaal goed samen met de betrokken mensen aan onze kant.”  

Pressure cooker  

In het traject met Anderson MacGyver is gekozen voor een pressure cooker, gericht op het opleveren van twee zaken: de documentatie van het denkproces en de uitkomst daarvan, plus een vertaling naar business-impact die geschikt is voor de besluitvorming in de IT-board. Daarbij lag de focus op de ondersteunende processen. 

Samen met de IT-board wordt ook gekeken naar de kosten. “Door te investeren in IT kun je zaken verbeteren, de exploitatiekosten moeten echter wel onder controle blijven.”  

“De vraag is ook hier: waar moeten zaken stabiel en betrouwbaar zijn, en waar is wendbaarheid vereist? Aan welke knoppen moeten we draaien om effectief en efficiënt te zijn, maar wel met de juiste verandercapaciteit en absorptievermogen? Het draait om het vinden van een gemeenschappelijke lijn.” 

Uitgangspunt  

“De doelarchitectuur is het uitgangspunt”, aldus Ellen Schuurink. “De invulling moet gebeuren vanuit de vraag op welke gebieden je als organisatie onderscheidend wilt zijn en waar uniformiteit volstaat. Dankzij het traject met Anderson MacGyver hebben we een handvat om hier richting aan te geven.” 

Geïnteresseerd in de oplossingen van Anderson MacGyver voor digitale diensten en digitale strategieën?

Neem contact op met onze specialisten! Wij zijn je graag van dienst.