Dankzij technologische vooruitgang personaliseert het onderwijs langs de principes ‘any time, any place, any path, any space’. Ook universiteiten en hogescholen zullen moderne online- en offline-leerconcepten aanbieden. Voor de benodigde flexibiliteit, schaalbaarheid en gebruikerservaringen is een passende IT-infrastructuur nodig die dit optimaal faciliteert. Vanuit onze adviespraktijk in de onderwijssector presenteren wij de visie op deze thematiek zoals gezien door aantal van onze klanten. Deze week het woord aan Rob van den Wijngaard, Directeur Administratieve Shared Service Center van de Universiteit Leiden. 

‘Vervangen van complexiteit door uniformiteit is zoektocht’ 

Sinds januari 2021 is binnen Universiteit Leiden het Administrative Shared Service Center (ASSC) in het leven geroepen, dat vanuit een multidisciplinaire invalshoek een belangrijke bijdrage zal moeten gaan leveren aan het realiseren van een passende, toekomstvaste IT-infrastructuur.  

ASSC-directeur Rob van den Wijngaard en zijn teams faciliteren van daaruit sinds ruim een jaar diverse functiedomeinen en belanghebbenden op het gebied van HR, finance, IT, klantrelaties en document management. “Ons werkveld is breed en divers binnen een complexe omgeving. Door de decentrale opzet hebben de faculteiten een grote mate van autonomie. De uitdaging is een efficiënte, gebruikersvriendelijke en eigentijdse dienstverlening te leveren waarmee iedereen tevreden is.”  

“Wanneer je als shared service center echt iets voor mensen en de organisatie wil betekenen, dan zijn onderlinge chemie, vertrouwen en mensgerichtheid fundamenteel”, zegt de ASSC-directeur. Het typeert Van den Wijngaard als leider en helpt hem bij zijn verantwoordelijkheden binnen de Leidse universiteit. “Ik geef doorgaans veel ruimte en vertrouwen aan collega’s. Zo benut je ieders unieke eigenschappen en vaardigheden, zo ook binnen het MT.”  

Multidisciplinair

Universiteit Leiden opereert zoals elke traditionele onderwijsinstelling in een veranderende maatschappelijke en economische dynamiek, waarin de organisatie efficiënt, snel, wendbaar en schaalbaar moet meebewegen met de veranderende behoeften van zowel studenten als mensen die werkzaam zijn binnen onderwijs, onderzoek en ondersteunende functies. “Deze ontwikkeling wordt aangejaagd door de brede digitalisering.” Andere sleutelwoorden zijn onder andere verbinding, vernieuwing, diversiteit, inclusiviteit en zelfredzaamheid.  

Digitale transformaties mogen volgens Van den Wijngaard niet beperkt blijven tot het moderniseren van de bestaande IT. “Een dergelijk fundamenteel veranderproces is sterk multidisciplinair. Als je binnen het ene domein aan een touwtje trekt, dan gaat het onherroepelijk elders meebewegen. Met name de HR-component is heel belangrijk en wordt nogal eens over het hoofd gezien.”  

De directeur ASSC propageert een multidisciplinaire benadering waarin aspecten zoals mens en cultuur, processen, management en organisatie, klantinteractie en informatietechnologie worden meegenomen. Verandering wordt daarmee altijd ingebed in het grote geheel.  

Industriestandaarden

Die holistische kijk was ook het uitgangspunt van de analyse door Anderson MacGyver, waarbij alle bedrijfsactiviteiten en belangrijke stakeholders betrokken werden: directies van de functionele domeinen als HR, finance en IT. Plus de mensen die verantwoordelijk zijn voor informatiemanagement, het ISSC (gericht op hardware-ondersteuning) en de ASSC-directie. “Het resultaat is een breed gedragen en inspirerend rapport inclusief een concrete aanpak voor het vervolgtraject.”  

Van den Wijngaard vervolgt: “Het rapport bevestigde wat we al dachten: dat je voor veel basisactiviteiten kunt volstaan met uniforme processen en oplossingen. Je kunt daarmee bijvoorbeeld in het HR-domein profiteren van cloudgebaseerde platformen. Denk aan Workday of SuccesFactors, die als ‘industry standard’ specifiek voor het hoger onderwijs of voor een specifiek functioneel domein zijn ontwikkeld.”  

Uniformiteit

Anderson MacGyver’s MultiModale analyse helpt bij een zogeheten ‘fit for future’ inrichting van de IT. De kleuren groen, blauw, oranje en paars typeren verschillende soorten bedrijfsactiviteiten, zoals: ‘common’, ‘specialized’, ‘distinct’ en ‘adaptive’ bedrijfsactiviteiten. (een uitgebreide uitleg van het model en de kleuren van de bedrijfsactiviteiten kun je vinden in onze whitepaper ‘MulitModality‘).  

De analyse leerde dat veel energie wegvloeide naar onvoldoende uniforme en geharmoniseerde basisactiviteiten. Wanneer je dat aanpakt, kunnen mensen meer tijd en energie stoppen in zaken waarmee de universiteit het verschil maakt. “Tachtig procent van alle zaken strak en zo gestandaardiseerd mogelijk inrichten. Voor de resterende twintig procent lever je dan maatwerk of specifieke oplossingen, waarmee je mensen optimaal ontzorgt en ondersteunt.”  

Fundamentele keuzes

Om van ‘oranje’ naar ‘groen’ te gaan moet je fundamentele keuzes maken. “De vervanging van complexiteit door uniformiteit is een zoektocht – zowel bij de uitrol van nieuwe oplossingen als de vervanging van legacy. Je kunt mensen geen onlogische oplossingen door de strot duwen. Maar je hebt ook geen onbeperkt budget om voor iedereen de optimale oplossing te leveren.”  

“Soms word je geholpen doordat leveranciers de ondersteuning van oudere applicaties staken. Een andere keer is er een sterke stimulans vanuit de business. Het is de kunst om voortdurend het momentum en de urgentie te pakken om een nieuwe applicatie en de daarbij behorende vernieuwde processen uit te rollen. Alles gericht op een betere ondersteuning van het proces.”  

Organisatiedynamiek

Dat vraagt vaak wel om een andere manier van aansturen. Hiërarchie maakt plaats voor een netwerk-achtige structuur, waarbij zoals gesteld vanuit de samenhang wordt gehandeld. “Binnen de complexe organisatiedynamiek bestaat vaak een disbalans tussen de manier waarop je processen, IT en verantwoordelijkheden inricht. Je kunt pas de juiste puzzelstukjes leggen als de organisatiestructuur op orde is.”  

Binnen Universiteit Leiden is het ASSC een schakel in de totale keten waarbij uitvoering, beleid en de organisatie samen komen. “Vanuit die driehoek zoeken we de verbinding om zaken voor elkaar te krijgen.” 

Om geen valse verwachtingen te kweken is het volgens Rob van den Wijngaard zaak dat er met alle belanghebbenden goed wordt gecommuniceerd. “Het vereist voortdurende afstemming en transparantie om onze oplossingen passend af te stemmen op de verwachtingen, urgentie en ambities. Nogmaals: die zoektocht is onze uitdaging, gegeven de vanzelfsprekende beperkingen qua mensen en middelen.”  

Stevig fundament

Vanwege die schaarse interne resources en de hoge werkdruk op de universiteit is de ‘fit for future IT’ vooralsnog werk in uitvoering. “Dat is een belangrijke disclaimer.” Het is geen gemakkelijke reis. De ASSC-directeur is niettemin tevreden over de resultaten: “We bestaan nu achttien maanden. Het eerste jaar hebben we hard gewerkt aan het op orde brengen van een stevig fundament, de basis op orde, ook qua MT en teams. In de tussentijd zijn er mooie oplossingen uitgerold.”

Geïnteresseerd in de oplossingen van Anderson MacGyver voor digitale diensten?

Neem contact op met onze specialisten! Wij zijn u graag van dienst.