Digitale ontwikkelingen bij Arbo Unie (2): ‘Data-activiteiten van scratch opgebouwd’

Het vertalen van een hoog-over ambitie naar een concrete uitvoering. Dat was de belangrijkste uitdaging voor Anna Geraedts, Data Science Manager van Arbo Unie. Samen met Anton Bubberman van Anderson MacGyver bouwde ze aan een gedegen datafundament dat moet bijdragen aan de vitaliteit en gezondheid van werkende mensen en hiermee het succesvoller maken van organisaties. 

De uit de arbosector afkomstige Anna Geraedts was door RvB-lid Willem van Rhenen gevraagd om Arbo Unie te helpen vanuit de strategie meer te gaan doen met data en digitalisering. De organisatie bevond zich op dit terrein nog in de pioniersfase. “Dat gaf mij de kans om alles vanaf scratch op te bouwen”, vertelt Geraedts. “Ik kon daarbij al mijn eerder opgebouwde kennis en ervaring inzetten. Bijvoorbeeld hoe je een data-scienceteam samenstelt en kan voorkomen dat men blijft hangen in BI en rapportage.” 

Als je echt wilt dat zo’n team met voorspellende modellen komt, dan moet je daar bijvoorbeeld duidelijk om vragen. “Dan kunnen ze zeer concrete antwoorden en oplossingen leveren. Onder meer op het gebied van planning of de voorspelling van gedrag”, aldus Geraedts – zelf geen datascientist, maar als gepromoveerd psycholoog en door ervaringen in vergelijkbare rollen bij uitstek datavaardig. Ze werkte onder andere bij Soulve Innovations, HumanTotalCare en ArboNed. 

Binnen Arbo Unie werd snel duidelijk dat er veel meer nodig was dan puur de uitrol van het kort voor haar aantreden aangeschafte datawarehouse. In de wisselwerking met Anderson MacGyver werd besloten tot een programmatische aanpak, met een duidelijke structuur en doelstellingen. Niet alleen bouwen, maar ook een data-organisatie ontwerpen en een datafundament neerleggen, dat was de route. 

Vraagstukken
“Ik zocht met name de eerste maanden binnen alle geledingen om input, dus ook bij de RvB”, vertelt Anna Geraedts. “Wat zijn de belangrijkste pijnpunten, waar zien mensen nieuwe mogelijkheden en waar willen we als organisatie uiteindelijk naartoe? Vervolgens hebben we het programma samen met de mensen van Anderson MacGyver relatief snel ingekleurd.” 

Hierbij speelden volgens Anton Bubberman, managementconsultant en Guild lead Data van het adviesbedrijf, diverse vraagstukken. “Welke zaken met betrekking datamanagement en data-architectuur moesten intern worden belegd en wat konden we extern beleggen? Maar ook de vraag welke businessrollen je nodig hebt, bijvoorbeeld voor het verbeteren van de datakwaliteit en het beleggen van eigenaarschap over de data.” 

Geraedts: “Gaandeweg werd duidelijk wat de mogelijkheden zijn om waarde uit data te kunnen halen en wat daarvoor qua processen en systemen in samenhang moest gebeuren. Daarbij liepen we tegen verschillende uitdagingen aan, bijvoorbeeld dat sommige klanten of individuele gebruikers op verschillende manieren in de systemen terug te vinden waren.” 

“Het was en is vaak ook lastig om bepaalde data uit cruciale legacy-systemen te kunnen ontsluiten”, vult Bubberman aan. “Daarnaast speelde ook het privacyvraagstuk rond de juiste omgang met persoonlijke data en het voldoen aan de wetgeving. Met name de medische privacy ligt erg gevoelig.” Al dat soort zaken werd samen met techneuten, businessmensen en de directie aangevlogen.

Vijf stromen
Het dataprogramma binnen Arbo Unie werd onderverdeeld in vijf stromen: het realiseren van data-bewustzijn, governance en organisatie, het data-fundament, platform- & dataproduct-realisatie en het concretiseren van de potentiële waarde door het definiëren, prioriteren en plannen van de data-initiatieven. 

Inmiddels zijn een aantal belangrijke stappen gezet. “We hebben een datawarehouse neergezet dat gebruikt kan worden voor de middellange termijn. Daarnaast zijn we er in een enorm krappe arbeidsmarkt in geslaagd om binnen een kwartaal zo’n twaalf dataprofessionals aan te trekken. De backbone staat nu in de steigers en we kunnen nu echt aan de slag met data.” 

Wat volgens Bubberman helpt is dat Arbo Unie echt een purpose heeft, een maatschappelijk relevante missie, waaraan de datastrategie en dataspecialisten in belangrijke mate bijdragen. Anna Geraedts: “Het klopt dat vaak over die as voor ons wordt gekozen. Het is fijn om met je werk iets voor werkend Nederland te kunnen betekenen. Wat wij doen heeft echt impact op het leven van mensen.”

Sparringpartners
De waarde van Anderson MacGyver zit ’m volgens de Data Science Manager in de brede betrokkenheid. “Verschillende consultants die met uiteenlopende kennis en ervaring als echte sparring partners de organisatie en de RvB mee hebben gekregen. De inzet van Anton was fundamenteel om alles rond datamanagement van de grond te krijgen, zoals het datawarehouse en de data-architectuur.” 

Bubberman: “Sommige betrokkenen binnen het programma focusten zich vooral op de organisatie, terwijl Anna en ik meer aan de kant van data en technologie zitten. Het mooie aan Anna is dat er echt iemand staat, die stappen zet en zaken in beweging krijgt.” Dat is gegeven de aard van Arbo Unie soms best een opgave. “Een organisatie waar mensen kwaliteit willen leveren, dingen echt goed willen doen. Dat is heel logisch in een domein waarbij het gaat over de gezondheid van mensen, maar het werkt soms vertragend.” 

Uitdagingen
Arbo Unie staat volgens de Data Science Manager nog wel voor uitdagingen: “Hoe komt de organisatie er verder uit te zien, welke mensen halen we naar binnen en hoe kunnen we ze behouden?” Anton Bubberman vult aan: “Daartoe moeten we nog beter zicht krijgen op wat echt willen bereiken in het kader van de digitale strategie.” 

Rond het datafundament spelen bovendien technische aspecten die nog niet zijn getackeld. “We hebben zoals gezegd moeite om data uit enkele cruciale systemen te kunnen halen en er moeten ook nieuwe databronnen bij, om op basis daarvan nieuwe use-cases te kunnen krijgen. Als dat is opgelost krijg je vanzelf een sneeuwbaleffect”, aldus de managementconsultant. 

Beginnen met externe data is een optie, al ligt de focus volgens hem vooraleerst op het orde krijgen van de eigen data. “Wanneer we die gegevens vervolgens kunnen combineren met data uit andere bronnen is er inderdaad heel veel mogelijk, en exploratief kan je er snel mee aan de gang. Maar schaalbare datascience-oplossingen in productie zijn wel een uitdaging.” 

Gevraagd naar een tip of aanbeveling noemt Anton Bubberman het belang van een werkend perspectief op alle niveaus, waarbij ook voor iedereen duidelijk is wat de samenhang is van alle stappen en initiatieven. Anna Geraedts beaamt dit: “Zorg dat je de organisatie op bestuurlijk niveau mee krijgt, zodat je steeds snel de juiste beslissingen kan nemen.”