De digitalisering van het hoger onderwijs gaat verder dan IT.
Dankzij technologische vooruitgang wordt onderwijs steeds persoonlijker, gebaseerd op het principe van 'altijd, overal, via elke weg, in elke ruimte'. Nieuwe spelers veroveren een deel van de markt met digitale platforms en moderne online en offline leerconcepten. Traditionele universiteiten en hogescholen zullen organisatorische, procesmatige en IT-veranderingen moeten doorvoeren om bij te blijven. Anderson MacGyver helpt deze instellingen de juiste keuzes te maken.
Net als elke andere sector wordt het onderwijs geconfronteerd met veranderende sociale en economische dynamiek. Universiteiten en hogescholen moeten efficiënt, snel, flexibel en schaalbaar inspelen op marktontwikkelingen. De brede digitalisering leidt tot veranderende behoeften bij studenten en andere belanghebbenden, waarop geanticipeerd en ingespeeld moet worden. De klantreis, enerzijds de student, moet centraal komen te staan. Anderzijds geldt dit ook voor de klantreis van de medewerkers, de onderzoekers en niet in de laatste plaats het personeel. Studenten en onderzoekers hebben behoefte aan passende ondersteuning, terwijl medewerkers behoefte hebben aan bruikbare technologie om hun werk effectief en efficiënt te kunnen uitvoeren.
At Hogeschool Utrecht (HU)Gezien deze ontwikkelingen is enkele jaren geleden een digitaliseringsambitie geformuleerd, gericht op onder meer gepersonaliseerd onderwijs.Bij alles wat we aanpakken, vragen we ons af hoe dit het gemakkelijker maakt voor de leerling of docent., "Zei Ellen Schuurink, die verantwoordelijk is voor de digitalisering. "De werkzaamheden zijn zo georganiseerd dat studenten, docenten en onderzoekers zich optimaal kunnen concentreren op hun kerntaken."
“Bij alles wat we aanpakken, vragen we ons af hoe we het de leerling of docent gemakkelijker kunnen maken.”
– Ellen Schuurink
bewegingsvrijheid
Veel hogeronderwijsinstellingen worden echter in hun bewegingsvrijheid beperkt door de erfenis van verouderde technologie en historisch opgebouwde specificiteit in processen en IT. Daarnaast staan gedeeltelijk gedecentraliseerd bestuur en verplichte aanbestedingen een proactieve aanpak in de weg. De vraag is: hoe zorgen traditionele instellingen voor hoger onderwijs ervoor dat ze toch wendbaar blijven?
De coronapandemie heeft de urgentie nog eens extra benadrukt. "Het is nog duidelijker geworden hoe belangrijk digitalisering is", aldus Ronald Stolk, directeur van het Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en CIO van de Universiteit Groningen: “We zijn steeds meer afhankelijk van IT. Vanuit een traditionele structuur ben je te traag om dat snel en adequaat te ondersteunen. Je moet daarom verantwoordelijkheden lager in de organisatie delegeren: mensen moeten tot op zekere hoogte zelfstandig beslissingen kunnen nemen, in overleg met IT-consultants.”
Klaar voor de toekomst
In deze veranderende dynamiek is een toekomstbestendig IT-ontwerp cruciaal: een stabiele basis die tegelijkertijd flexibel genoeg is om klantgerichte innovatie mogelijk te maken. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is technologie niet het startpunt van een dergelijke transitie. Integendeel: je kunt pas samenhangend nadenken over een passende IT-oplossing wanneer de bedrijfsactiviteiten, -processen en -organisatie zijn geanalyseerd. Elk onderdeel vereist immers de juiste ondersteuning.
Digitale transformaties beperken zich niet tot het moderniseren van bestaande IT. "Een dergelijk fundamenteel veranderingsproces is zeer multidisciplinair", aldus Rob van den Wijngaard, directeur van het Administratief Gedeeld Servicecentrum (ASSC) van de Universiteit Leiden.Als je aan een touwtje trekt binnen één domein, begint het onherroepelijk elders te bewegen.Het HR-aspect is met name erg belangrijk en wordt vaak over het hoofd gezien.”
De directeur van ASSC bevordert een multidisciplinaire aanpak die aspecten omvat zoals mensen en cultuur, processen, management en organisatie, klantinteractie en informatietechnologie. Verandering is op die manier altijd ingebed in het grotere geheel.
"Als je aan een touwtje trekt binnen één domein, begint het onherroepelijk ergens anders heen te bewegen."
– Rob van den Wijngaard
Uniformiteit
Die holistische visie vormde het uitgangspunt van de analyse die Anderson MacGyver uitvoerde bij zowel de Hogeschool Utrecht als de eerdergenoemde twee universiteiten. In Leiden betrof dit alle belangrijke activiteiten en stakeholders: de managementteams van functionele gebieden zoals HR, financiën en IT. Plus de mensen die verantwoordelijk zijn voor informatiemanagement. "Het resultaat is een breed gedragen en aangestuurd rapport en vervolgproces", aldus ASSC-directeur Van den Wijngaard.
Het rapport van Anderson MacGyver bevestigt dat je voor veel basisactiviteiten kunt volstaan met uniforme processen en oplossingen. "Zo kun je bijvoorbeeld op HR-gebied profiteren van cloudgebaseerde platforms zoals Workday of SuccessFactors, die specifiek voor het hoger onderwijs of een andere sector als 'industriestandaard' zijn ontwikkeld."
Er ging echter veel energie verloren aan onvoldoende geünificeerde en geharmoniseerde basisactiviteiten. Als je dat aanpakt, kunnen mensen meer tijd en energie steken in zaken die echt een verschil maken voor de universiteit. Van den Wijngaard: "Tachtig procent van alles kun je strak en zo gestandaardiseerd mogelijk organiseren. Voor de overige twintig procent bied je maatwerk of specifieke oplossingen waarmee je als universiteit het verschil maakt."
Balancing
Anderson MacGyver helpt bij het maken van die afweging tussen 'uniform' en 'specifiek'. Voor ondersteunende bedrijfsactiviteiten zoals financiën, HR en inkoop is het ideaal om de automatisering eenmalig goed en uniform in te stellen, zodat je je er later weinig zorgen over hoeft te maken. Qua inspanning – en dus capaciteit en budgetten – kan de focus dan liggen op het ondersteunen van de primaire, voornamelijk op klanten, onderzoekers en andere eindgebruikers gerichte activiteiten.
De beschikbare technologie ter ondersteuning van de uniform georganiseerde processen bestaat voornamelijk uit pakketoplossingen, meer geïntegreerde platforms zoals ERP-suites of gespecialiseerde applicaties voor bijvoorbeeld debiteurenbeheer, het scannen en matchen van facturen of inkoopondersteuning. In principe bieden deze pakketten standaard voldoende functionaliteit. Processen moeten hierop worden aangepast in plaats van dat de systemen op maat worden gemaakt om aan die processen te voldoen.
Optimalisatie
Manager Digitalisering Bedrijfsvoering Ellen Schuurink en haar HU-collega's werden op het gebied van ERP bijgestaan door Anderson MacGyver: een traject gericht op de optimalisatie van de basisadministratie. "Door het gehele werkproces en de ondersteunende IT te analyseren, krijg je een zeer goed beeld van de samenhang, inclusief de aangrenzende financiële processen en systemen."
Dit brengt ook de impact van keuzes ter sprake. Schuurink geeft een voorbeeld: "Voor ons is een contractstudent – die werk en studie combineert – van een ander belang dan een 17-jarige die kiest voor een vervolgopleiding in zijn of haar regio. Die laatste komt vanzelf naar ons toe, terwijl we voor contractstudenten concurreren met andere hogescholen en commerciële en niet-commerciële instellingen in binnen- en buitenland."
“Beide categorieën hebben betrekking op het administratieve proces, maar voor de jonge student uit de regio kunnen we qua CRM waarschijnlijk volstaan met een standaardoplossing, terwijl we voor de contractstudent wellicht een andere aanpak moeten kiezen.”
Transformatie
Ronald Stolk is sinds 2017 verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde zaken aan de Universiteit Groningen. Naast kantoorautomatisering, met een focus op onder meer HR, financiën en faciliteiten, ondersteunt hij ook de onderzoeks- en onderwijsdomeinen. De omvang en diversiteit van de organisatie vormen een uitdaging voor Stolk – tevens hoogleraar klinische epidemiologie – en zijn collega's als het gaat om veilige, goed presterende, beschikbare en passende IT-ondersteuning.
"Universiteiten hebben zeer bijzondere en belangrijke mensen in dienst", aldus de directeur van CIT en CIO. "Zij doen belangrijke ontdekkingen voor de maatschappij. Dit houdt vaak in dat ze de grenzen verleggen: ze ontwikkelen hun eigen oplossingen voor onderzoek en bedenken nieuwe dingen. Deze docenten en onderzoekers maken deel uit van een van de elf faculteiten, die allemaal anders georganiseerd zijn en daardoor een zekere mate van autonomie hebben. Daardoor hebben ze elk hun eigen eisen ten aanzien van dezelfde centrale IT-dienst."
Bestuur
Anderson MacGyver heeft daar op de best mogelijke manier bij geholpen. De Agile-transformatie die vijf jaar geleden is ingezet, is in de loop der tijd verder ontwikkeld om vragen en verzoeken gemakkelijk te vertalen naar de meest geschikte oplossingen. Stolk: "De optimale governance wordt duidelijk gevisualiseerd met gebieden en kleuren. Bovendien, Er wordt onderscheid gemaakt tussen IT-ondersteuning die je kunt standaardiseren en IT waarmee de Universiteit Groningen zich echt onderscheidt.. '
“Er is een verschil tussen IT die je kunt standaardiseren en IT waarmee je je onderscheidt.”
– Ronald Stolk
Een recent voorbeeld hiervan is een computercluster van enorme waarde, gefinancierd vanuit het budget voor gedecentraliseerd onderzoek, dat in de infrastructuur is geïntegreerd. "Soms is er een grijs gebied, bijvoorbeeld wanneer een server ergens onder een bureau of in een bezemkast draait. Dan krijg je te maken met een governance-uitdaging. De aanpak van Anderson MacGyver heeft ons geleerd hoe we dergelijke situaties het beste kunnen interpreteren en aanpassen."
In een gedecentraliseerde bestuursvorm kun je een dialoog starten over elke oplossing die een verschil zou moeten maken, vult Ellen Schuurink van de HU aan. "Met veel ondersteunende processen volstaan uniforme systemen. Het is een gemiste kans om alles op kleine schaal te doen en ieder zijn eigen ding te laten doen. Dat vereist een duidelijke afbakening, waarbij je technologische oplossingen kiest die passen bij de strategie en het beoogde gebruik."
Geïnteresseerd in de digitale oplossingen van Anderson MacGyver?
Neem contact op met onze specialisten! Wij helpen u graag verder.
