Digitalisering van bedrijfsprocessen aan de Universiteit van Groningen

Dankzij technologische vooruitgang wordt het onderwijs gepersonaliseerd volgens de principes van "altijd, overal, via elk pad, in elke omgeving". Universiteiten en hogescholen bieden bovendien steeds vaker moderne online en offline leerconcepten aan. De vereiste flexibiliteit, schaalbaarheid en gebruikerservaring vereisen een passende IT-infrastructuur die dit optimaal mogelijk maakt. Vanuit onze adviespraktijk in de onderwijssector presenteren we de visie op dit vraagstuk zoals die door enkele van onze klanten wordt gezien. Deze week... Ronald Stolk, directeur van het Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en CIO van de Rijksuniversiteit Groningenkrijgt de gelegenheid om zijn standpunten te presenteren.

'Ingewortelde gewoontes ter discussie'

Ronald Stolk is sinds 2017 als directeur van het Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en CIO verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde zaken van de Universiteit Groningen – een brede onderwijs- en onderzoeksinstelling met 40,000 studenten en 8,000 medewerkers. Dit omvat de IT-organisatie, de glasvezelinfrastructuur, de datacenters, applicaties en de hardware in de studiezalen.

Naast kantoorautomatisering, gericht op onder meer HR, financiën en facilitaire zaken, wordt er ook ondersteuning geboden aan de onderzoeks- en onderwijsdomeinen. Om dit zo goed mogelijk te doen, is vijf jaar geleden een transformatie gestart, die ruim twee jaar geleden is afgerond. IT-personeel is domeinspecifiek georganiseerd in Agile-teams. Consultants combineerden IT-kennis met specifieke domeinkennis en zochten samen met docenten en onderzoekers naar de meest geschikte oplossingen. Ook de reguliere dienstverlening werd op deze manier ondersteund.

De coronapandemie heeft nog duidelijker gemaakt hoe belangrijk digitalisering is voor de universiteit. "In die zin zijn we steeds meer afhankelijk van IT", zegt CIO Ronald Stolk. "Met een traditionele structuur ben je veel te traag om dat snel en adequaat te ondersteunen. Daarom moet je verantwoordelijkheden lager in de organisatie delegeren: mensen moeten tot op zekere hoogte zelfstandig beslissingen kunnen nemen, in overleg met de IT-consultants."

Expertise

Veel zaken worden intern ontwikkeld op basis van de beschikbare expertise. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden voor examens in digitale leeromgevingen, waar leerlingen bijvoorbeeld informatie moeten kunnen opzoeken op Wikipedia, maar niet online met vrienden mogen praten. Dat vereist specifieke aanpassingen aan het netwerk. Bij de digitale toetsen die leerlingen thuis kunnen maken, zijn de vragen willekeurig gerangschikt, wat discussie bemoeilijkt.

Wat onderzoek betreft, gaat het vaak om het faciliteren van dataverwerking, soms met behulp van eigen apparatuur en datasets, die uiteraard moeten voldoen aan de FAIR-principes: vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar. Daarnaast beschikte de universiteit van oudsher over mogelijkheden voor high-performance computing – ooit opgezet voor de dataverwerking van de Westerbork-radiotelescoop.

De omvang en diversiteit van de Universiteit Groningen stellen Ronald Stolk – tevens hoogleraar klinische epidemiologie – en zijn collega's voor uitdagingen als het gaat om veilige, krachtige, beschikbare en passende IT-ondersteuning. "We bedienen de meest eigenzinnige bèta-onderzoekers, die zich liever niet laten beperken door standaarden, maar ook filosofen die voornamelijk een tekstprogramma gebruiken, om het zo maar te zeggen."

Challenges

Uiteraard wordt er binnen alle functies en domeinen veel nadruk gelegd op beveiliging. Het is belangrijk dat studenten en medewerkers zich beperken tot centraal beheerde en gecontroleerde faciliteiten en geen bestanden en gegevens delen via Dropbox of andere diensten. "Anders kunnen hackers in een oogwenk binnendringen. Het delen van wachtwoorden met collega's en assistenten wordt voorkomen door middel van tweefactorauthenticatie."

“Daarnaast speelt er op het gebied van beveiliging ook een gedragsaspect een rol”, vervolgt Stolk. “Mensen moeten begrijpen dat je op IT-gebied niet zomaar allerlei dingen kunt gebruiken die je zelf hebt gekocht of ontwikkeld. Zoiets zou bijvoorbeeld ondenkbaar zijn bij een bank. Daar volgt iedereen automatisch de standaard.”

Daarnaast speelt er nog een andere spanning mee. "Universiteiten hebben zeer bijzondere en belangrijke mensen in dienst die prachtige dingen voor de maatschappij ontdekken. Daarbij verleggen ze vaak de grenzen: ze ontwikkelen hun eigen oplossingen voor onderzoek en vinden dingen uit. Deze docenten en onderzoekers maken deel uit van een van de elf faculteiten, die allemaal anders georganiseerd zijn. Ze hebben een zekere mate van autonomie en daarmee komen hun eigen wensen met betrekking tot dezelfde centrale IT-dienst."

Bestuur

Anderson MacGyver heeft de universiteit zeer effectief ondersteund tijdens haar traject. De Agile-transformatie die vijf jaar geleden werd ingezet, was bedoeld om vragen en verzoeken eenvoudig te kunnen vertalen naar de meest geschikte oplossingen. Ronald Stolk: “De optimale governance wordt duidelijk gevisualiseerd met behulp van zones en kleuren. Bovendien wordt er onderscheid gemaakt tussen IT-ondersteuning die gestandaardiseerd kan worden en IT waarmee je je als Universiteit Groningen echt onderscheidt.”

“Optimaal bestuur wordt duidelijk in beeld gebracht met behulp van vlakken en kleuren.”

– Ronald Stolk – Directeur van het Centrum voor Informatietechnologie en CIO van de Universiteit Groningen

“Zo hebben we bijvoorbeeld onlangs een computercluster van enorme waarde in de infrastructuur geïntegreerd, gefinancierd vanuit het budget voor gedecentraliseerd onderzoek. Soms is er een grijs gebied, bijvoorbeeld een server die ergens onder een bureau of in een bezemkast staat. Dan krijg je te maken met een uitdaging op het gebied van governance. Anderson MacGyver heeft ons geleerd hoe we dat soort zaken het beste kunnen interpreteren en aanpassen.”

“Vanuit het perspectief van de experts van Anderson MacGyver gezien, laten ze zich niet beperken door taboes. Ingewortelde gewoonten kunnen gemakkelijk ter sprake worden gebracht. Ik ben tevreden met wat we hebben bereikt en ik zal blijven werken aan verdere verbetering.”