Digitalisierung der Geschäftsprozesse an der Universität Leiden​

Dank des technologischen Fortschritts kann personalisierte Bildung „jederzeit, an jedem Ort, auf jedem Weg und in jedem Raum“ genossen werden. Universitäten und Hochschulen müssen daher moderne Online- und Offline-Lernkonzepte anbieten. Um dies zu ermöglichen, braucht es eine IT-Infrastruktur, die Flexibel und Skalierbar ist um eine gute User Experience zu gewährleisten. Aus unserer Beratungstätigkeit im Bildungssektor stellen wir die Vision einiger unserer Kunden zu diesem Thema vor. Diese Woche hat Rob van den Wijngaard, Direktor des Administrative Shared Service Center der Universität Leiden, das Wort. 

‚DAS BESTREBEN, KOMPLEXITÄT MIT STANDARDISIERUNG ERSETZEN‘

Das Administrative Shared Service Center (ASSC) wurde im Januar 2021 innerhalb der Universität Leiden gegründet. Das ASSC leistet aus einer multidisziplinären Perspektive einen wichtigen Beitrag zur Realisierung einer angemessenen, zukunftssicheren IT-Infrastruktur. 

ASSC-Direktor Rob van den Wijngaard und seine Teams betreuen seit über einem Jahr verschiedene Funktionsbereiche und Stakeholder in den Bereichen Personal, Finanzen, IT, Kundenbeziehungen und Dokumentenmanagement. “ Unser Arbeitsbereich ist ein umfangreiches und vielfältiges Gebiet in einem komplexen Umfeld. Aufgrund des dezentralen Aufbaus haben die Fachbereiche ein hohes Maß an Autonomie. Die Herausforderung besteht darin, einen effizienten, benutzerfreundlichen und zeitgemäßen Service zu bieten, mit dem alle zufrieden sind.“  

„Wenn man als Shared Service Center den Menschen und der Organisation wirklich etwas bieten will, dann ist die gegenseitige Chemie, das Vertrauen und die Orientierung am Menschen von grundlegender Bedeutung“, sagt der ASSC-Direktor. Das zeichnet Van den Wijngaard als Führungspersönlichkeit aus und hilft ihm bei seinen Aufgaben innerhalb der Universität Leiden. „Ich gebe meinen Kollegen normalerweise viel Raum und Vertrauen. So holt man das Beste aus den einzigartigen Eigenschaften und Fähigkeiten eines jeden heraus, auch innerhalb der MT.“  

Multidisziplinär

Die Universität Leiden befindet sich wie jede traditionelle Bildungseinrichtung in einer sich wandelnden sozialen und wirtschaftlichen Dynamik, in der sich die Organisation effizient, schnell, flexibel und skalierbar bewegen muss, um die sich ändernden Bedürfnisse der Studierenden und der Mitarbeiter in Lehre, Forschung und Support zu erfüllen. „Diese Entwicklung wird durch die umfassende Digitalisierung vorangetrieben.“ Weitere Stichworte sind Vernetzung, Innovation, Vielfalt, Inklusivität und Eigenständigkeit. 

Digitale Transformationen, so Van den Wijngaard, sollten sich nicht auf die Modernisierung der bestehenden IT beschränken. „Ein solch grundlegender Veränderungsprozess ist sehr multidisziplinär. Wenn man in einem Bereich an einem Faden zieht, wird er sich unwiderruflich in einem anderen Bereich bewegen. Vor allem die HR-Komponente ist sehr wichtig und wird oft übersehen.“  

Der ASSC-Direktor wirbt für einen multidisziplinären Ansatz, der Aspekte wie Menschen und Kultur, Prozesse, Management und Organisation, Kundeninteraktion und Informationstechnologie einbezieht. Der Wandel ist dabei immer in das große Ganze eingebettet.

Branchenstandards  

Diese ganzheitliche Sichtweise war auch der Ausgangspunkt für die Analyse von Anderson MacGyver, die alle wichtigen Aktivitäten und Interessengruppen einbezog: die Vorstände von Funktionsbereichen wie Personal, Finanzen und IT. Hinzu kommen die Verantwortlichen für das Informationsmanagement, der ISSC (der sich auf die Hardwareunterstützung konzentriert) und der ASSC-Vorstand. „Das Ergebnis ist ein breit abgestützter und anregender Bericht mit einem konkreten Ansatz für den Folgeprozess“. 

Van den Wijngaard fuhr fort: „Der Bericht hat bestätigt, was wir bereits dachten: dass man für viele grundlegende Aktivitäten mit einheitlichen Prozessen und Lösungen auskommen kann. Im HR-Bereich kann man zum Beispiel cloudbasierte Plattformen nutzen. Denken Sie an Workday oder SuccesFactors, die als ‚Industriestandards‘ speziell für den Hochschulbereich oder für einen bestimmten Funktionsbereich entwickelt wurden.“ 

Einheitlichkeit  

Die MultiModal-Analyse von Anderson MacGyver hilft bei der so genannten „zukunftsfähigen“ Gestaltung der IT. Die Farben Grün, Blau, Orange und Violett stehen für die verschiedene Arten von Geschäftsaktivitäten, wie allgemeine, spezialisierte, differenzierte und adaptive Geschäftsaktivitäten. (eine ausführlichere Erklärung des Modells und der Farben der Geschäftsaktivitäten finden Sie in unserem Whitepaper ‚MultiModality‘)

Die Analyse hat gezeigt, dass viel Energie auf unzureichend vereinheitlichte und unzureichend harmonisierte Basistätigkeiten verschwendet wurde. Wenn man dies in Ordnung bringt, können die Mitarbeiter mehr Zeit und Energie in Dinge investieren, die für die Universität einen Mehrwert darstellen. „Richten Sie achtzig Prozent aller Dinge straff und so standardisiert wie möglich ein. Für die restlichen zwanzig Prozent bieten Sie dann Anpassungen oder spezifische Lösungen an, mit denen Sie die Menschen optimal entlasten und unterstützen.“

Grundlegende Entscheidungen  

Um von „orange“ zu „grün“ zu kommen, müssen grundlegende Entscheidungen getroffen werden. „Komplexität durch Standardisierung zu ersetzen ist eine Herausforderung – sowohl bei der Einführung neuer Lösungen als auch bei der Ablösung bestehender Lösungen. Man kann den Menschen keine unlogischen Lösungen aufzwingen. Aber man hat auch kein unbegrenztes Budget, um die optimale Lösung für alle zu finden.  

„Manchmal wird man von Anbietern unterstützt, die den Support für ältere Anwendungen einstellen. Ein anderes Mal gibt es einen starken Impuls von Seiten des Unternehmens. Die Kunst besteht darin, den Schwung und die Dringlichkeit der Einführung einer neuen Anwendung und der entsprechenden aktualisierten Prozesse kontinuierlich zu nutzen. Alles mit dem Ziel, den Prozess besser zu unterstützen.“

Organisatorische Dynamik  

Dies erfordert häufig eine andere Art des Managements. Hierarchie nimmt den Platz einer netzwerkartigen Struktur ein, in der auf der Grundlage von Zusammengehörigkeiten gehandelt wird. „In der komplexen Organisationsdynamik ist oft ein Ungleichgewicht zwischen der Art und Weise, wie man Prozesse, IT und Verantwortlichkeiten organisiert, vorhanden. Nur wenn die Organisationsstruktur stimmt, kann man die richtigen Puzzlestücke an ihren Platz setzen.“  

Innerhalb der Universität Leiden ist das ASSC ein Bindeglied zwischen Ausführung, Politik und Organisation. „In diesem Dreieck suchen wir nach der Verbindung, um die Dinge zu erledigen.“ 

Um keine falschen Erwartungen zu wecken, ist es laut Rob van den Wijngaard wichtig, mit allen Beteiligten gut zu kommunizieren. „Es erfordert ständige Koordination und Transparenz, um unsere Lösungen mit den Erwartungen, der Dringlichkeit und den Ambitionen in Einklang zu bringen. Auch das ist eine Herausforderung für uns, denn wir haben natürlich nur begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen.“ 

Solide Grundlage

Aufgrund der knappen internen Ressourcen und der hohen Arbeitsbelastung an der Universität ist die „fit for future IT“ noch in der Entwicklung. „Das ist ein wichtiger Vorbehalt.“ Der Weg dorthin ist nicht einfach. Dennoch ist der ASSC-Leiter mit den Ergebnissen zufrieden: „Uns gibt es jetzt seit eineinhalb Jahren. Im ersten Jahr haben wir hart gearbeitet, um eine solide Grundlage zu schaffen, auch in Bezug auf MT und Teams In der Zwischenzeit wurden großartige Lösungen bereitgestellt.“