Die Digitalisierung der Hochschulbildung geht über die IT hinaus.
Bildung wird dank technologischer Fortschritte nach dem Prinzip „jederzeit, überall, auf jedem Weg, in jedem Raum“ personalisiert. Neue Anbieter erobern Marktanteile auf Basis digitaler Plattformen mit modernen Online- und Offline-Lernkonzepten. Traditionelle Universitäten und Hochschulen müssen organisatorische, prozessuale und IT-Anpassungen vornehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Anderson MacGyver unterstützt diese Institutionen bei der richtigen Entscheidungsfindung.
Wie jeder Sektor ist auch der Bildungssektor einem dynamischen sozialen und wirtschaftlichen Wandel unterworfen. Universitäten und Hochschulen müssen sich effizient, schnell, agil und skalierbar an die Marktentwicklungen anpassen. Die fortschreitende Digitalisierung führt zu veränderten Bedürfnissen bei Studierenden und anderen Interessengruppen, die antizipiert und berücksichtigt werden müssen. Der individuelle Lernprozess der Studierenden rückt in den Mittelpunkt. Ebenso wichtig sind die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, Forschenden und nicht zuletzt des gesamten Personals. Studierende und Forschende benötigen bedarfsgerechte Unterstützung, das Personal wünscht sich funktionierende Technologien, um effektiv und effizient arbeiten zu können.
At Hochschule Utrecht (HU)Angesichts dieser Entwicklungen wurde vor einigen Jahren ein Digitalisierungsziel formuliert, das unter anderem auf personalisierte Bildung abzielt.Bei allem, was wir angehen, fragen wir uns, wie dies es dem Schüler oder Lehrer erleichtert.," sagte Ellen Schuurink, der für die Digitalisierung verantwortlich ist. „Die Abläufe sind so organisiert, dass sich Studierende, Lehrende und Forschende optimal auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.“
„Bei allem, was wir angehen, fragen wir uns, wie es dem Schüler oder Lehrer leichter gemacht werden kann.“
– Ellen Schuurink
Bewegungsfreiheit
Viele Hochschulen sind jedoch durch veraltete Technologien und historisch gewachsene Prozesse und IT-Strukturen in ihrer Handlungsfähigkeit eingeschränkt. Zudem behindern teildezentrale Strukturen und obligatorische Ausschreibungen einen proaktiven Ansatz. Die Frage ist: Wie können traditionelle Hochschulen ihre Agilität bewahren?
Die Corona-Pandemie hat die Dringlichkeit noch einmal unterstrichen. „Es ist noch deutlicher geworden, wie wichtig die Digitalisierung ist“, sagte er. Ronald Stolk„Wir sind zunehmend von der IT abhängig. Mit einer traditionellen Struktur kann man diese Abhängigkeit nicht schnell und angemessen bewältigen. Daher müssen Verantwortlichkeiten weiter unten in der Organisation verteilt werden: Die Mitarbeiter müssen in gewissem Maße in Absprache mit IT-Beratern selbstständig Entscheidungen treffen können.“
Fit für die Zukunft
In diesem dynamischen Umfeld ist eine zukunftsfähige IT-Gestaltung entscheidend: ein stabiles Fundament, das gleichzeitig flexibel genug ist, um kundenorientierte Innovationen zu ermöglichen. Entgegen der landläufigen Meinung ist Technologie nicht der Ausgangspunkt eines solchen Wandels. Im Gegenteil: Erst wenn Geschäftsprozesse, Abläufe und Organisation analysiert wurden, kann man sich eingehend mit einer passenden IT auseinandersetzen. Denn jede Komponente benötigt die entsprechende Unterstützung.
Die digitale Transformation beschränkt sich nicht auf die Modernisierung bestehender IT-Systeme. „Ein solch grundlegender Veränderungsprozess ist hochgradig multidisziplinär“, sagte er. Rob van den Wijngaard, Direktor des Administrative Shared Service Center (ASSC) der Universität Leiden. „Wenn man an einem Faden innerhalb eines Bereichs zieht, beginnt er sich unwiderruflich in einem anderen Bereich zu bewegen.Insbesondere die HR-Komponente ist sehr wichtig und wird allzu oft vernachlässigt.“
Der ASSC-Direktor fördert einen multidisziplinären Ansatz, der Aspekte wie Mitarbeiter und Unternehmenskultur, Prozesse, Management und Organisation, Kundeninteraktion und Informationstechnologie umfasst. Veränderung ist somit stets in das Gesamtbild eingebettet.
„Wenn man an einem Faden in einem Bereich zieht, beginnt er sich unwiderruflich in einem anderen Bereich weiterzubewegen.“
– Rob van den Wijngaard
max. Dämfpungsabweichungen der Ausgänge
Diese ganzheitliche Betrachtungsweise bildete den Ausgangspunkt der Analyse, die Anderson MacGyver sowohl an der Hogeschool Utrecht als auch an den beiden zuvor genannten Universitäten durchführte. In Leiden umfasste sie alle wichtigen Aktivitäten und Akteure: das Management funktionaler Bereiche wie Personalwesen, Finanzen und IT sowie die Verantwortlichen für das Informationsmanagement. „Das Ergebnis ist ein breit unterstützter und vorangetriebener Bericht mit einem entsprechenden Folgeprozess“, so ASSC-Direktor Van den Wijngaard.
Der Bericht von Anderson MacGyver bestätigt, dass für viele grundlegende Tätigkeiten einheitliche Prozesse und Lösungen ausreichen. „So kann man beispielsweise im Personalwesen von cloudbasierten Plattformen wie Workday oder SuccessFactors profitieren, die als ‚Branchenstandards‘ speziell für den Hochschulbereich oder andere Sektoren entwickelt wurden.“
Viel Energie floss jedoch in unzureichend abgestimmte und harmonisierte Basistätigkeiten. Wenn man dies ändert, können die Menschen mehr Zeit und Energie in Dinge investieren, die für die Universität wirklich etwas bewirken. Van den Wijngaard: „Achtzig Prozent aller Abläufe lassen sich straff organisieren und so standardisiert wie möglich gestalten. Für die verbleibenden zwanzig Prozent bietet man individuelle Anpassungen oder spezifische Lösungen an, mit denen man als Universität den Unterschied ausmacht.“
Ausgleichend
Anderson MacGyver hilft dabei, den richtigen Kompromiss zwischen „einheitlich“ und „spezifisch“ zu finden. Für die Unterstützung von Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personalwesen und Beschaffung ist es ideal, die Automatisierung einmalig korrekt und einheitlich einzurichten, um später kaum noch Aufwand zu haben. So kann der Fokus hinsichtlich Aufwand – und damit Kapazität und Budget – auf die Unterstützung der primären, vorwiegend kunden-, forschungs- und anderen nutzerorientierten Aktivitäten gelegt werden.
Die zur Unterstützung einheitlich organisierter Prozesse verfügbare Technologie besteht größtenteils aus Softwarepaketen, integrierten Plattformen wie ERP-Systemen oder spezialisierten Anwendungen für beispielsweise Debitorenmanagement, Rechnungsprüfung und -abgleich oder Beschaffungsunterstützung. Diese Pakete bieten prinzipiell standardmäßig ausreichende Funktionalität. Die Prozesse sollten an diese Pakete angepasst werden, anstatt die Systeme an die Prozesse anzupassen.
Optimierung
Ellen Schuurink, Leiterin Digitalisierung Geschäftsprozesse, und ihre Kollegen bei HU wurden im ERP-Bereich von Anderson MacGyver unterstützt: Es ging um die Optimierung der grundlegenden Verwaltung. „Durch die Analyse des gesamten Arbeitsprozesses und der zugehörigen IT erhält man ein sehr gutes Bild der Kohärenz, einschließlich der angrenzenden Finanzprozesse und -systeme.“
Dies wirft auch die Frage nach den Auswirkungen der Studienwahl auf. Schuurink führt ein Beispiel an: „Für uns ist ein Vertragsstudent – der Studium und Arbeit kombiniert – von anderem Interesse als ein 17-Jähriger, der sich für ein fortgeschrittenes Programm in seiner Region entscheidet. Letzterer kommt von selbst zu uns, während wir bei Vertragsstudenten mit anderen Hochschulen sowie kommerziellen und nicht-kommerziellen Einrichtungen im In- und Ausland konkurrieren.“
„Beide Kategorien beziehen sich auf den Verwaltungsprozess, aber für den jungen Studenten aus der Region können wir im Hinblick auf CRM wahrscheinlich mit einer Standardlösung auskommen, während wir für den Vertragsstudenten möglicherweise differenzieren müssen.“
Transformation
Ronald Stolk ist seit 2017 an der Universität Groningen für alle IT-Belange verantwortlich. Neben der Büroautomation mit Schwerpunkt auf Personalwesen, Finanzen und Gebäudemanagement betreut er unter anderem auch die Bereiche Forschung und Lehre. Die Größe und Vielfalt der Organisation stellen Stolk – der zugleich Professor für klinische Epidemiologie ist – und seine Mitarbeiter vor Herausforderungen hinsichtlich eines sicheren, leistungsstarken, verfügbaren und bedarfsgerechten IT-Supports.
„Universitäten beschäftigen ganz besondere und wichtige Menschen“, sagte der Direktor des CIT und CIO. „Sie leisten Großartiges für die Gesellschaft. Dabei gehen sie oft neue Wege: Sie entwickeln eigene Lösungen für die Forschung und erfinden Neues. Diese Lehrenden und Forschenden gehören einer der elf Fakultäten an, die alle unterschiedlich organisiert sind und daher über einen gewissen Grad an Autonomie verfügen. Entsprechend haben sie auch ihre eigenen Anforderungen an den zentralen IT-Service.“
Governance
Anderson MacGyver hat dabei bestmöglich geholfen. Die vor fünf Jahren begonnene agile Transformation wurde im Laufe der Zeit weiterentwickelt, um Fragen und Anfragen leichter in die passendsten Lösungen zu übersetzen. Stolk: „Die optimale Governance wird durch Bereiche und Farben übersichtlich visualisiert. Darüber hinaus …“ Es wird unterschieden zwischen IT-Support, den man standardisieren kann, und IT, mit der sich die Universität Groningen wirklich von anderen abhebt."
„Es gibt einen Unterschied zwischen IT, die man standardisieren kann, und IT, mit der man sich von anderen abhebt.“
– Ronald Stolk
Kürzlich wurde beispielsweise ein enorm teurer Rechencluster, der aus dem dezentralen Forschungsbudget finanziert wurde, in die Infrastruktur integriert. „Manchmal gibt es Grauzonen, dann läuft irgendwo ein Server unter einem Schreibtisch oder in einer Besenkammer. Dann hat man eine Herausforderung hinsichtlich der Governance. Andersons MacGyver-Methode hat uns gezeigt, wie wir diese Dinge am besten interpretieren und anpassen können.“
„In dezentraler Governance kann man über jede Lösung, die etwas bewirken sollte, einen Dialog anstoßen“, ergänzt Ellen Schuurink von der HU. „Mit vielen unterstützenden Prozessen genügen einheitliche Systeme. Es wäre eine verpasste Chance, alles im kleinen Rahmen und nach dem Motto ‚Jeder macht es anders‘ umzusetzen. Dafür braucht es klare Abgrenzungen, bei denen man technologische Lösungen auswählt, die zur Strategie und zum Verwendungszweck passen.“
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