Digitalisierung der Geschäftsprozesse an der Universität Leiden
Dank des technologischen Fortschritts wird Bildung nach dem Prinzip „jederzeit, überall, auf jedem Weg, in jedem Raum“ personalisiert. Universitäten und Hochschulen werden ebenfalls moderne Online- und Offline-Lernkonzepte anbieten. Die erforderliche Flexibilität, Skalierbarkeit und die optimale Nutzererfahrung erfordern eine geeignete IT-Infrastruktur, die dies optimal unterstützt. Aus unserer Beratungspraxis im Bildungssektor präsentieren wir die Vision zu diesem Thema aus der Sicht einiger unserer Kunden. Diese Woche haben wir das Wort an [Name des/der Experten/Expertin] zu vergeben. Rob van den Wijngaard, Direktor des Administrative Shared Service Centers bei Leiden University.
„Komplexität durch Einheitlichkeit zu ersetzen, ist eine Herausforderung.“
Das Administrative Shared Service Center (ASSC) wurde im Januar 2021 innerhalb der Universität Leiden eingerichtet und wird aus multidisziplinärer Sicht einen wichtigen Beitrag zur Realisierung einer angemessenen, zukunftssicheren IT-Infrastruktur leisten müssen.
ASSC-Direktor Rob van den Wijngaard und seine Teams unterstützen seit über einem Jahr verschiedene Funktionsbereiche und Stakeholder aus den Bereichen Personalwesen, Finanzen, IT, Kundenbeziehungen und Dokumentenmanagement des ASSC. „Unser Arbeitsfeld ist breit gefächert und komplex. Dank der dezentralen Struktur genießen die einzelnen Fakultäten ein hohes Maß an Autonomie. Die Herausforderung besteht darin, einen effizienten, benutzerfreundlichen und zeitgemäßen Service zu bieten, mit dem alle zufrieden sind.“
„Wenn man als Shared Service Center wirklich etwas für die Menschen und die Organisation bewirken will, sind gegenseitige Sympathie, Vertrauen und eine mitarbeiterorientierte Arbeitsweise unerlässlich“, sagt der ASSC-Direktor. Das zeichnet Van den Wijngaard als Führungskraft aus und hilft ihm bei seinen Aufgaben an der Universität Leiden. „Ich gebe meinen Kollegen in der Regel viel Freiraum und Vertrauen. So kann man die individuellen Stärken und Fähigkeiten jedes Einzelnen optimal nutzen, auch innerhalb des Managementteams.“
Multidisziplinär
Die Universität Leiden agiert, wie jede traditionelle Bildungseinrichtung, in einem sich wandelnden sozialen und wirtschaftlichen Umfeld. Um den sich ändernden Bedürfnissen von Studierenden und Mitarbeitenden in Lehre, Forschung und Verwaltung gerecht zu werden, muss die Organisation effizient, schnell, agil und skalierbar agieren. „Diese Entwicklung wird durch die umfassende Digitalisierung vorangetrieben.“ Weitere Schlüsselbegriffe sind Vernetzung, Innovation, Diversität, Inklusion und Eigenständigkeit.
Laut Van den Wijngaard sollte die digitale Transformation nicht auf die Modernisierung der bestehenden IT beschränkt bleiben. „Ein solch grundlegender Veränderungsprozess ist hochgradig interdisziplinär. Wenn man in einem Bereich an einem Faden zieht, wirkt sich das unweigerlich auch auf andere Bereiche aus. Insbesondere die HR-Komponente ist sehr wichtig und wird oft vernachlässigt.“
Der ASSC-Direktor fördert einen multidisziplinären Ansatz, der Aspekte wie Menschen und Kultur, Prozesse, Management und Organisation, Kundeninteraktion und Informationstechnologie umfasst. Veränderung wird dadurch stets in das Gesamtbild eingebettet.
Industriestandards
Diese ganzheitliche Sichtweise bildete auch den Ausgangspunkt für Anderson MacGyvers Analyse, die alle wichtigen Aktivitäten und Stakeholder einbezog: die Vorstände funktionaler Bereiche wie Personalwesen, Finanzen und IT sowie die Verantwortlichen für Informationsmanagement, das ISSC (mit Fokus auf Hardware-Support) und den ASSC-Vorstand. „Das Ergebnis ist ein breit unterstützter und inspirierender Bericht mit einem konkreten Ansatz für die weitere Vorgehensweise.“
Van den Wijngaard fuhr fort: „Der Bericht bestätigte unsere Annahme: Für viele grundlegende Tätigkeiten reichen einheitliche Prozesse und Lösungen aus. Man kann beispielsweise im Personalwesen cloudbasierte Plattformen nutzen. Denken Sie an Workday oder SuccessFactors, die als Branchenstandards speziell für den Hochschulbereich oder für einen bestimmten Funktionsbereich entwickelt wurden.“
max. Dämfpungsabweichungen der Ausgänge
Anderson MacGyvers multimodale Analyse Es unterstützt das sogenannte „zukunftsfähige“ Design von IT. Die Farben Grün, Blau, Orange und Lila stehen für verschiedene Arten von Geschäftsaktivitäten, wie z. B.: allgemeine, spezialisierte, besondere und adaptive Geschäftsaktivitäten. (Eine detailliertere Erläuterung des Modells und der Farben für Geschäftsaktivitäten finden Sie in unserem Whitepaper.)Multimodalität')
Die Analyse ergab, dass viel Energie in unzureichend einheitliche und abgestimmte Basistätigkeiten investiert wurde. Wenn man dies behebt, können die Mitarbeitenden mehr Zeit und Energie in Dinge investieren, die für die Universität wirklich etwas bewirken. „Richten Sie 80 Prozent aller Abläufe so klar und standardisiert wie möglich ein. Für die verbleibenden 20 Prozent bieten Sie dann individuelle Anpassungen oder spezifische Lösungen an, mit denen Sie die Mitarbeitenden optimal entlasten und unterstützen.“
„Richten Sie achtzig Prozent aller Dinge so genau und standardisiert wie möglich ein, für die verbleibenden zwanzig Prozent bieten Sie dann individuelle Anpassungen oder spezifische Lösungen an.“
– Rob van den Wijngaard – Direktor des Administrative Shared Service Center an der Universität Leiden
Grundlegende Entscheidungen
Der Übergang von „orange“ zu „grün“ erfordert grundlegende Entscheidungen. „Komplexität durch Einheitlichkeit zu ersetzen, ist eine Herausforderung – sowohl bei der Einführung neuer Lösungen als auch bei der Ablösung bestehender Systeme. Man kann niemandem unlogische Lösungen aufzwingen. Gleichzeitig steht aber auch kein unbegrenztes Budget zur Verfügung, um für jeden die optimale Lösung zu liefern.“
„Manchmal hilft es, wenn Anbieter den Support für ältere Anwendungen einstellen. Manchmal gibt es aber auch einen starken Impuls aus dem Unternehmen. Die Kunst besteht darin, die Dynamik und Dringlichkeit kontinuierlich zu nutzen, um eine neue Anwendung und die entsprechenden aktualisierten Prozesse einzuführen. Alles mit dem Ziel, den Prozess besser zu unterstützen.“
Organisatorische Dynamik
Dies erfordert oft einen anderen Managementansatz. Hierarchien weichen einer netzwerkartigen Struktur, in der, wie bereits erwähnt, auf Kohäsion basiert. „Innerhalb der komplexen Organisationsdynamik herrscht häufig ein Ungleichgewicht zwischen der Organisation von Prozessen, IT und Verantwortlichkeiten. Die richtigen Puzzleteile lassen sich erst dann zusammensetzen, wenn die Organisationsstruktur stimmt.“
Innerhalb der Universität Leiden bildet das ASSC ein Bindeglied zwischen Umsetzung, Richtlinien und Organisation. „Ausgehend von diesem Dreieck suchen wir nach den Verbindungen, die nötig sind, um Dinge zu bewegen.“
Um falsche Erwartungen zu vermeiden, betont Rob van den Wijngaard die Wichtigkeit einer guten Kommunikation mit allen Beteiligten. „Es bedarf ständiger Abstimmung und Transparenz, um unsere Lösungen an die Erwartungen, die Dringlichkeit und die Ziele anzupassen. Und genau darin liegt unsere Herausforderung, angesichts der offensichtlichen personellen und finanziellen Beschränkungen.“
Solide Grundlage
Aufgrund der begrenzten internen Ressourcen und der hohen Arbeitsbelastung an der Universität befindet sich die zukunftsfähige IT-Infrastruktur noch im Aufbau. „Das muss unbedingt erwähnt werden.“ Der Weg ist nicht einfach. Der ASSC-Direktor ist dennoch zufrieden mit den Ergebnissen: „Wir bestehen nun seit 18 Monaten. Im ersten Jahr haben wir intensiv daran gearbeitet, eine solide Basis zu schaffen, auch im Hinblick auf Management und Teams. In der Zwischenzeit konnten wir bereits einige hervorragende Lösungen implementieren.“
