Digitalisierung der Geschäftsprozesse an der Universität Groningen

Dank des technologischen Fortschritts wird Bildung nach dem Prinzip „jederzeit, überall, auf jedem Weg, in jedem Raum“ personalisiert. Universitäten und Hochschulen bieten zunehmend moderne Online- und Offline-Lernkonzepte an. Die erforderliche Flexibilität, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit setzen eine geeignete IT-Infrastruktur voraus, die dies optimal unterstützt. Aus unserer Beratungspraxis im Bildungssektor präsentieren wir Ihnen die Sichtweise einiger unserer Kunden zu diesem Thema. Diese Woche… Ronald Stolk, Direktor des Zentrums für Informationstechnologie (CIT) und CIO des Universität von Groningenhat die Gelegenheit, seine Ansichten darzulegen.

„Eingefahrene Gewohnheiten stehen zur Diskussion“

Ronald Stolk ist als Direktor des Zentrums für Informationstechnologie (CIT) und CIO seit 2017 für alle IT-bezogenen Angelegenheiten der Universität Groningen verantwortlich – einer breiten Bildungs- und Forschungseinrichtung mit 40,000 Studenten und 8,000 Mitarbeitern. Dies umfasst die IT-Organisation, die Glasfaserinfrastruktur, die Rechenzentren, Anwendungen und die Hardware in den Hörsälen.

Neben der Büroautomatisierung mit Fokus auf Personalwesen, Finanzen und Gebäudemanagement wird auch die Forschung und Lehre unterstützt. Um dies optimal zu gestalten, wurde vor fünf Jahren ein Transformationsprozess eingeleitet, der vor über zwei Jahren abgeschlossen wurde. Die IT-Mitarbeiter wurden bereichsübergreifend in agilen Teams organisiert. Berater kombinierten IT- und fachspezifisches Wissen und suchten gemeinsam mit Lehrenden und Forschenden nach den passendsten Lösungen. Auch der reguläre Betrieb wurde so unterstützt.

Die Covid-Pandemie hat die Bedeutung der Digitalisierung für die Universität noch deutlicher gemacht. „Insofern sind wir immer stärker auf IT angewiesen“, sagt CIO Ronald Stolk. „Mit einer traditionellen Struktur ist man viel zu langsam, um dies schnell und angemessen zu unterstützen. Daher müssen Verantwortlichkeiten weiter unten in der Organisation verteilt werden: Die Mitarbeiter sollten in gewissem Maße in Abstimmung mit den IT-Beratern selbstständig Entscheidungen treffen können.“

Expertise

Viele Dinge werden intern auf Basis des vorhandenen Fachwissens entwickelt. Im Bildungsbereich denke man beispielsweise an die Möglichkeiten von Prüfungen in digitalen Räumen, in denen Studierende zwar Informationen in Wikipedia nachschlagen können müssen, aber nicht online mit Kommilitonen kommunizieren dürfen. Dies erfordert spezielle Anpassungen am Netzwerk. Bei den digitalen Tests, die Studierende von zu Hause aus absolvieren können, werden die Fragen zufällig angeordnet, was Diskussionen erschwert.

Im Forschungsbereich geht es häufig um die Erleichterung der Datenverarbeitung, mitunter mithilfe proprietärer Geräte und Datensätze, die selbstverständlich den FAIR-Prinzipien (Auffindbarkeit, Zugänglichkeit, Interoperabilität und Wiederverwendbarkeit) entsprechen müssen. Darüber hinaus verfügte die Universität traditionell über Kapazitäten für Hochleistungsrechnen – eingerichtet für die Datenverarbeitung des Westerbork-Radioteleskops.

Die Größe und Vielfalt der Universität Groningen stellt Ronald Stolk – der auch Professor für klinische Epidemiologie ist – und seine Kollegen vor Herausforderungen, wenn es um sicheren, leistungsstarken, verfügbaren und bedarfsgerechten IT-Support geht. „Wir betreuen sowohl die eigenwilligsten Beta-Forscher, die sich nicht an Standards halten wollen, als auch Philosophen, die sozusagen primär ein Textverarbeitungsprogramm nutzen.“

Challenges

Selbstverständlich wird in allen Bereichen und Funktionen großer Wert auf Sicherheit gelegt. Es ist wichtig, dass Studierende und Mitarbeitende ausschließlich zentral verwaltete und kontrollierte Einrichtungen nutzen und keine Dateien und Daten über Dropbox oder ähnliche Dienste austauschen. „Dann können Hacker blitzschnell eindringen. Die Weitergabe von Passwörtern an Kollegen und Assistenten wird durch Zwei-Faktor-Authentifizierung verhindert.“

„Darüber hinaus spielt beim Thema Sicherheit auch das Verhalten eine Rolle“, fährt Stolk fort. „Man muss verstehen, dass man im IT-Bereich nicht einfach alles Mögliche einführen kann, was man gekauft oder selbst entwickelt hat. So etwas wäre beispielsweise bei einer Bank undenkbar. Dort hält sich jeder automatisch an die Standards.“

Darüber hinaus besteht noch eine weitere Spannung. „Universitäten beschäftigen hochqualifizierte und wichtige Persönlichkeiten, die wertvolle Erkenntnisse für die Gesellschaft gewinnen. Dabei gehen sie oft an die Grenzen des Machbaren: Sie entwickeln eigene Lösungen für die Forschung und erfinden Neues. Diese Dozenten und Forscher gehören einer der elf Fakultäten an, die alle unterschiedlich organisiert sind. Sie genießen ein gewisses Maß an Autonomie und damit einhergehend auch eigene Wünsche hinsichtlich der zentralen IT-Infrastruktur.“

Governance

Anderson MacGyver hat die Universität auf ihrem Weg sehr effektiv unterstützt. Die vor fünf Jahren eingeleitete agile Transformation war notwendig, um Fragen und Anfragen unkompliziert in die passendsten Lösungen umsetzen zu können. Ronald Stolk: „Die optimale Governance wird durch Bereiche und Farben klar visualisiert. Darüber hinaus wird zwischen standardisierbarem IT-Support und IT unterschieden, mit der sich die Universität Groningen deutlich von anderen abhebt.“

„Optimale Regierungsführung wird durch Flächen und Farben anschaulich visualisiert.“

– Ronald Stolk – Direktor des Zentrums für Informationstechnologie und CIO der Universität Groningen

„Wir haben beispielsweise kürzlich einen horrenden Rechencluster in die Infrastruktur integriert, der aus dem dezentralen Forschungsbudget finanziert wurde. Manchmal gibt es Grauzonen, etwa wenn ein Server irgendwo unter einem Schreibtisch oder in einer Besenkammer steht. Dann ergeben sich Herausforderungen hinsichtlich der Governance. Anderson MacGyver hat uns gezeigt, wie wir diese Dinge am besten interpretieren und anpassen können.“

„Die Experten von Anderson MacGyver sehen es so, dass sie nicht an Tabus gebunden sind. Tief verwurzelte Gewohnheiten lassen sich problemlos zur Sprache bringen. Ich bin zufrieden mit dem Erreichten und werde weiter an Verbesserungen arbeiten.“