Dank technologischer Fortschritte wird Bildung nach dem Prinzip „jederzeit, überall, auf jedem Weg, in jedem Raum“ personalisiert. Universitäten und Hochschulen werden ebenfalls moderne Online- und Offline-Lernkonzepte anbieten. Die erforderliche Flexibilität, Skalierbarkeit und optimale Nutzererfahrung erfordern eine geeignete IT-Infrastruktur. Aus unserer Beratungspraxis im Bildungssektor präsentieren wir die Vision zu diesem Thema aus der Sicht einiger unserer Kunden. Diese Woche spricht Ellen Schuurink, Managerin Digital Operations an der Hochschule Utrecht.

'Der Fokus liegt auf Kohärenz'

Ellen Schuurink arbeitet für Hogeschool Utrecht (HU) seit 2016. Nachdem sie als Managerin für digitale Lern- und Forschungsumgebungen ihren Dienst angetreten hatte, verknüpfte sie Didaktik und IT. Im Mittelpunkt stand damals die neu formulierte Digitalisierungsstrategie mit Fokus auf personalisiertes Lernen. Agile Methoden, DevOps und Low-Code-Entwicklung waren wichtige Werkzeuge für deren Umsetzung.

Als Managerin für Digitalisierung im Geschäftsbetrieb gestaltet sie nun die nächste Phase der Digitalisierung, in der drei Elemente eine wichtige Rolle spielen: Menschen, Prozesse und IT. „Die Geschäftsprozesse sind so organisiert, dass sich Studierende, Lehrende und Forschende optimal auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.“

Innovation und Optimierung

Die HU ist mit fast 35,000 Studierenden eine der größten Bildungseinrichtungen der Niederlande. „Aufgrund unserer Struktur und Größe hat alles, was wir tun, letztendlich erhebliche gesellschaftliche Auswirkungen“, sagt Schuurink. „Bei allen Initiativen, die wir ergreifen, fragen wir uns beispielsweise, wie wir Studierenden oder Lehrenden das Leben erleichtern oder Prozesse verbessern können.“

Letztendlich muss alles mit der Digitalstrategie übereinstimmen. „Dabei streben wir stets nach dem richtigen Verhältnis zwischen Innovation und Optimierung.“ Vor einiger Zeit führte die Leiterin der Digitalisierung im operativen Geschäft mit ihrem Team und der Unterstützung von Anderson MacGyver ein Projekt im ERP-Bereich durch, das die Optimierung der grundlegenden Verwaltung zum Ziel hatte. „Auch hier ging es um die Abwägung zwischen hochkomplexen und besonders einfachen Lösungen oder etwas dazwischen.“

Zielpublikum

Durch die Analyse des gesamten Prozesses und der zugehörigen IT-Systeme lässt sich der Zusammenhang leicht erkennen. Im ERP-Projekt beispielsweise wurde die Beziehung zu den verschiedenen Finanz- und Personalprozessen und -systemen deutlich. Dies umfasst auch Aspekte, die auf den ersten Blick weniger mit diesen Prozessen in Verbindung stehen. Dadurch werden auch die Auswirkungen der getroffenen Entscheidungen sichtbar.

„Für uns hat beispielsweise ein sogenannter Vertragsstudent – ​​also ein Student, der Studium und Arbeit kombiniert – eine andere Bedeutung als ein 17-Jähriger, der sich nach dem Abitur in seiner Region für ein Studium entscheidet. Letzterer kommt automatisch zu uns, während wir bei Vertragsstudenten mit anderen Hochschulen und Bildungseinrichtungen, sowohl privaten als auch privaten, im In- und Ausland konkurrieren“, sagte Schuurink.

„Beide Kategorien beziehen sich auf den Verwaltungsprozess, aber für den jungen Studenten aus der Region können wir uns wahrscheinlich mit einer Standardlösung im Bereich CRM begnügen, während wir im Hinblick auf den Vertragsstudenten möglicherweise differenzieren müssen.“

Vision und Expertise

„In einer dezentralen Governance kann man über jede einzelne Lösung, die wirklich etwas bewirken kann, einen Dialog führen“, sagt der Leiter der Digitalisierungsabteilung. „Für viele Supportprozesse reichen einheitliche Systeme aus. Es ist eine verpasste Chance, all das im kleinen Rahmen und nach dem Motto ‚Jeder für sich‘ umzusetzen. Dafür braucht es eine klare Abgrenzung, bei der man technologische Lösungen auswählt, die zur Strategie und zum Verwendungszweck passen.“

„Anderson MacGyver hilft uns, die nötigen Erkenntnisse zu gewinnen, um diese Entscheidungen treffen zu können. Sie stellen das Ganze sehr anschaulich dar. Außerdem kennen sie die auf dem Markt erhältlichen Produkte. Jeder bringt sein individuelles Wissen und seine Fähigkeiten ein: Überblick, Inhalte, Umsetzungsstärke, Architekturkenntnisse und so weiter. Das funktioniert alles hervorragend mit den beteiligten Personen auf unserer Seite.“

Dampfkochtopf

Im Rahmen des Projekts mit Anderson MacGyver wurde ein Schnellkochtopf gewählt, der zwei Ziele verfolgte: die Dokumentation des Denkprozesses und seiner Ergebnisse sowie eine Übersetzung in geschäftsrelevante Aspekte, die für die Entscheidungsfindung im IT-Vorstand geeignet waren. Der Fokus lag hierbei auf den unterstützenden Prozessen.

Gemeinsam mit dem IT-Vorstand werden auch die Kosten berücksichtigt. „Durch Investitionen in die IT lassen sich Verbesserungen erzielen, aber die Betriebskosten müssen unter Kontrolle gehalten werden.“

„Die Frage ist hier auch: Wo müssen die Dinge stabil und zuverlässig sein, und wo ist Agilität gefragt? Welche Maßnahmen müssen wir ergreifen, um effektiv und effizient zu sein, aber gleichzeitig die nötige Veränderungs- und Aufnahmefähigkeit zu besitzen? Hier geht es darum, einen gemeinsamen Standpunkt zu finden.“

„Die Auslegung muss auf der Frage basieren, in welchen Bereichen man sich als Organisation differenzieren möchte und wo Einheitlichkeit ausreichend ist.“

– Ellen Schuurink – Manager Digitale Bedrijfsvoering van de Hogeschool Utrecht

Ausgangsort

„Die Zielarchitektur ist der Ausgangspunkt“, sagt Ellen Schuurink. „Die Interpretation muss sich an der Frage orientieren, in welchen Bereichen man sich als Organisation differenzieren möchte und wo Einheitlichkeit ausreicht. Dank der Zusammenarbeit mit Anderson MacGyver haben wir einen Ansatzpunkt, um diesem Prozess eine Richtung zu geben.“

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