Ein Vertrag sollte nicht in der Schublade liegen bleiben

Der Abschluss eines Vertrages zwischen einem Kunden und einem Lieferanten ist der perfekte Moment, um die gegenseitigen Absichten und Ziele beider Parteien zu verdeutlichen. Egal, ob es sich um Commodity-Leistungen oder den Ersatz eines Kernsystems handelt, die gegenseitigen Erwartungen an die gelieferten Dienste und deren Nutzen sollten sowohl eindeutig als auch messbar sein.

Bei der Vertragsunterzeichnung wird jedoch nicht selten behauptet, dass der konkrete Vertragsinhalt nicht von wesentlicher Bedeutung sei. Jeder unterstützt von ganzem Herzen, was auf dem Papier steht, aber gleichzeitig wird man sich bewusst, dass es am Ende auf die „bequemen“ Eigenschaften des Vertrags ankommt: Vertrauen, Zusammenarbeit, Beziehung, Partnerschaft, Vereinbarkeit. Im Allgemeinen wird angenommen, dass das Gelingen der Partnerschaft der entscheidende Aspekt ist. Das hat zur Folge, dass der Vertrag in der sprichwörtlichen Schublade verschwindet – um dann im Streitfall wieder hervorgeholt zu werden.

In der Praxis erweist es sich als schwierig, Angelegenheiten, die zu Unzufriedenheit führen können, offen zu besprechen. Haben wir vergessen, diese anzuschneiden? Haben wir Angst, dies zu tun? Haben wir Angst, dass diese Haltungsart zu geradlinig ist? Offen darüber zu sprechen, was verbessert werden kann, ist sehr wichtig, besonders wenn die Absichten gut gemeint sind. Schließlich ist das Bewusstsein für Engpässe eine Notwendigkeit, wenn wir sie wirklich bewältigen möchten. Von der Verbesserung von Fragestellungen profitieren beide Seiten!

Indikatoren

Je nach Kontext gibt es verschiedene Arten und Formen von Verträgen. Ebenso viele Metriken geben Aufschluss darüber, was geliefert wird. Traditionelle Commodity-Verträge führen selten zu Unstimmigkeiten, da sie oft aus einfachen Dienstleistungsvereinbarungen bestehen. Maßgeschneiderte Dienstleistungen stellen dahingegen eine größere Herausforderung dar, denn das Wesen dieser Verträge besteht darin, durch die Partnerschaft einen geschäftlichen Mehrwert zu schaffen. Idealerweise konzentrieren sich solche Verträge auf übergeordnete Ziele und spezifische Leistungsindikatoren.

Daher ist der Weg zu einer Dienstleistungsvereinbarung oft der einfachste Weg. Diese Form der Berichterstattung und Managements verwandelt sich oft von einer Methode zu einem Ziel an sich. Das ist logisch – es ist eine sogenannte Behaglichkeitszone sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten, weil es angenehm und greifbar ist. Die Erfüllung der Dienstleistungsvereinbarung sagt jedoch wenig darüber aus, ob das gemeinsame Geschäftsziel erreicht wurde, für das sowohl der Kunde als auch der Dienstanbieter die Verantwortung tragen. Insbesondere Altlieferanten tun sich oftmals schwer, sich auf Unternehmensziele und -absichten festzulegen.

Aus der Zusammenarbeit müssen die Ziele und Absichten kristallklar hervorgehen. Die Partnerschaft, der Vertrag und die Indikatoren, nach denen die Zusammenarbeit bewertet wird, sollten auf diese Ziele und Absichten abgestimmt sein.

Entspannen Sie sich

Meiner Meinung nach sollte ein Vertrag nicht in der Schublade liegen, sondern sollte verwaltet werden. Das mag zwar etwas altmodisch und bürokratisch klingen, aber es muss gemacht werden. Es kann aber auch auf eine ausgelassene, luftige Art und Weise geschehen. Sie können sich beispielsweise für entspannende, inspirierende Formen des Managements und der Berichterstattung entscheiden, mit einem klaren gemeinsamen Ziel. Indem es Spaß macht und nützlich ist, findet Vertragsmanagement seinen Weg in die normale Tagesordnung.

Unabhängig vom Beziehungsstatus zwischen Kunde und Lieferant muss von Zeit zu Zeit ein Vertrag eingesehen werden. Und sei es nur, um zu prüfen, ob sich alle noch über den Inhalt einig sind, ob er noch die richtigen Metriken enthält und ob die erbrachten Leistungen dem Vereinbarten entsprechen.